2018年D01华文学会之小说工作坊第一次筹委会议

2018年D01华文学会之小说工作坊第一次筹委会议
日期 :2018年4月17日(星期二)
时间 :4.30p.m.- 6.00p.m.
地点 :D101课室

应出席人数: 15人
出席人数: 14人
缺席人数: 1人(谢昌烨)
请假人数: 1人(谢昌烨)

开始时间:4.45p.m.

1. 宣读及通过议程
– 一致通过。

2. 顾问致词
– 高楚莹师 :请准时结束会议。

3. 主席致词
– 李卉恩 :今年小说工作坊的筹委团多采用新人,以便进行培训新人的工作。希望各筹委能够尽心尽力地完成各自的工作。
– 李学柔 :请各筹委尽自己所能做到最好。

4. 报告事项
4.1 主席
– 正主席为李卉恩、副主席为李学柔。
– 主席股预算案为RM50。
– 红蜻蜓小说工作坊将于5月05日(星期六)举行,主题为“折磨读者的秘密”,地点为D207课室,时间则为下午1时30分开始至下午5时正结束。
– 正主席负责监督秘书股、财政股、查账股、膳食组、接待股及宣传组;副主席则负责监督总务股、摄影股、司仪股及宣传组。

4.2 秘书
– 正秘书为黄龄苇、副秘书为苏美祯。
– 秘书股的预算案为RM5。
– 秘书需于5月05日(星期六)前拟定参与者名单。
– 秘书需于5月04日(星期五)派发小纸条予参与者,以提醒参与者出席活动。
– 秘书需于活动当天于下午1时25分进行点名工作。
– 秘书需于活动结束后5天内呈交特别活动报告予汤顺兴老师批改。

– 秘书需于活动结束后撰写新闻稿并呈交予编辑社。

4.3 财政
– 财政为萧亿雯。
– 财政需提醒各股的开销不可超出预算。
– 财政需提醒各筹委最迟于5月08日(星期二)缴交收据予财政。
– 财政需最迟于5月19日(星期六)缴交财政报告。

4.4 查账
– 查账为姚淑萍。
– 查账需确保财政最迟于5月19日(星期六)缴交财政报告。

4.5 总务
– 正总务为叶凯文、副总务为谢昌烨。
– 总务股预算案为RM80。
– 总务需于4月18日(星期三)租借活动课室。
– 总务需购买3支矿泉水予嘉宾饮用。
– 总务需于活动当天协助接待股搬运嘉宾的作品集。
– 总务需于活动当天协助膳食股准备茶点。
– 总务需于活动结束后确保场地的卫生。
– 总务需负责善后工作。
– 总务需购买各两份姜母茶及保温瓶以赠送两位嘉宾。
– 正总务负责购买两份姜母茶;副总务负责购买两个保温瓶。

4.6 宣传组
– 组长为梁学富、组员为刘彩莹。
– 宣传组预算案为RM30。
– 宣传组需于4月18日(星期三)前往联课处为宣传单盖章。
– 宣传组需于4月18日(星期三)派发所有班级的宣传单。
– 宣传组需于4月18日(星期三)至4月19日(星期四)派发宣传单予所有华文老师。
– 宣传组需于4月18日(星期三)至4月23日(星期一)进行广播。
– 宣传组需于广播前一日将宣传稿交予顾问审核。
– 组长负责4月18日(星期三)、4月19日(星期四)、4月20日(星期五)、5月03日(星期四)的广播工作及撰写广播稿。
– 组员负责4月23日(星期一)、4月27日(星期五)、5月04日(星期五)的广播工作及撰写广播稿。
– 广播稿内容需包括活动日期、活动时间、活动地点、活动主题、活动嘉宾及报名截止日期。

– 宣传组需于4月27日(星期五)收集各班报名表格。
– 宣传组需于表格收集完毕后,向主席汇报活动总参与人数。
– 宣传组需于4月30日(星期一)将参与者名单转交至秘书股。

4.7 膳食组
– 组长为姚淑萍、组员为陈凯柔。
– 膳食组预算案为RM70。
– 膳食组需于4月18日(星期三)向B食堂订购35份茶点。
– 膳食组需通知B食堂老板将于活动结束后缴交茶点费用。
– 膳食组需询问B食堂负责人茶点的形式,尽量以盒装为主。
– 膳食组需询问B食堂负责人茶点的菜单。
– 膳食组将于中场休息(下午3时正)十分钟前前往食堂准备茶点。

4.8 摄影
– 组长为张瑜芯、组员为殷征玮。
– 摄影股需于5月02日前准备三脚架。
– 摄影股需有两架相机,一架为录像用途、另一架则为拍摄用途。
– 摄影股需确保相机有充足的电量及容量。
– 摄影股需于5月08日(星期二)前将活动照片给予秘书股,以便秘书撰写新闻稿。

4.9 司仪
– 组长为宋家齐、组员为许语期。
– 司仪股将负责主持活动开场、中场休息、颁发纪念品环节、拍摄大合照环节、致谢环节及活动结束。
– 司仪股将共同负责主持活动开场及活动结束,其余环节将由组员独自主持。
– 司仪股需于4月27日(星期五)将司仪稿给予主席审核。
– 司仪股需于5月02日(星期三)向顾问老师进行练习。
– 主席股将于4月18日(星期三)给予司仪股活动流程表。

4.10 接待
– 接待为周芯芫。
– 接待股需制作半张A4大小的感恩卡予两位嘉宾。
– 接待股需于5月02日(星期三)将感恩卡交予主席审核。
– 接待股需于活动当天与主席层一同接待两位嘉宾。
– 接待股需于活动结束后带领嘉宾前往停车场。
– 接待股需于筹备过程中与两位嘉宾进行沟通。

5. 其他
– 一致通过。

6. 散会
– 2018年D01华文学会之小说工作坊第一次筹委会议于6.00p.m.结束。

秘书

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(黄龄苇)

筹委主席 执委主席

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(李卉恩) (宋家齐)

顾问老师 首席顾问

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(高楚莹师) (张静雯师)