2018年华文学会之 升华 团康营第一次筹委会议

2018年华文学会之《升华》团康营第一次筹委会议
日期:2018年3月5日 (星期一)
时间:4.30p.m.-6.00p.m.
地点:D102 课室

应出席人数 :18 人
出席人数 :15 人
缺席人数 : 3 人(李语甯、黄龄苇、黄薛颖)
请假人数 : 2 人(李语甯、黄薛颖)

开始时间 :4.35p.m.

1. 宣读及通过议程
– 一致通过。

2. 顾问致词
– 高楚莹师:
筹办活动的进度有待改善,也请各个筹委能够做好自身的本分及职务。

3. 主席致词
– 邝楚轩:
希望各个筹委能够安分守己,尽力地去完成自身工作。

– 殷征玮:
各筹委应积极并主动地询问筹主层应负责什么工作,而不应等待筹委主席给予指示。

– 叶国斌:
希望此次团康营能够筹办地比往年来得好。筹委之间也应保持良好地沟通,并互相询问工作进度。

4. 报告事项
4.1主席
– 正主席为邝楚轩,副主席为殷征玮及叶国斌。
– 生活营将于2018年3月18日(星期二)至2018年3月20日(星期四)结束。
– 若筹委在工作上有任何疑问,可来询问主席层。
– 筹委职务分配(看附录一)。

4.2秘书
– 正秘书为黄薛颖,副秘书为刘彩莹。
– 须制作一份有关租借煤气炉事宜的公函给予学警团。
– 筹委职务分配(看附录一)。

4.3财政
– 财政为黄筠晴,副财政为黄龄苇。
– 须在活动结束三天内处理好收据等事项,并制作一份财政报告。
– 筹委职务分配(看附录一)。

4.4查账
– 查账为姚淑萍。
– 通过。
– 筹委职务分配(看附录一)。

4.5总务
– 正总务为叶嘉威,副总务为温邕庆。
– 活动结束后需处理善后工作。
– 需租借或购买保险箱。
– 需填写储藏室的清单给予筹主,以方便筹主层填写购物单。
– 筹委职务分配(看附录一)。

4.6团康
– 正团康为李语甯,副团康为周芯芫以及叶国斌。
– 第一天的团康活动有“你是我的眼”(障碍游戏)、“我是歌王”(猜歌游戏)、“面对面接龙大赛”及夜间活动。
– 第二天的团康活动则有“团队传棒接力赛”及户外团康。
– 筹委职务分配(看附录一)。

4.7课程
– 负责人为秦京旸、李卉恩以及李学柔。
– 活动结束后,需要求会员抒写感想给予课程组。
– 课程组需制作学习单,以便会员们增加对课程的印象,能够更好的吸取知识。
– 筹委职务分配(看附录一)。

4.8膳食
– 负责人为廖雪儿及姚淑萍。
– 此次团康营将有厨艺比赛,而团康负责人需将会员们进行分组,以便活动能够进行得较为顺利。
– 团康负责人需向食堂订购白饭。
– 厨艺比赛:会员需烹煮至少两道菜肴(一荤一素)
– 厨艺比赛的评审为3位筹主以及两位顾问老师。
– 筹委职务分配(看附录一)。

4.9册子
– 负责人为谢昌烨及殷征玮。
– 需制作筹委名卡。
– 册子上需有筹委名单、活动时间表、营规、营歌、营室以及营室房长、分组名单。
– 预算为RM69。
– 筹委职务分配(看附录一)。

4.10值星
– 负责人为宋家齐。
– 通过。
– 筹委职务分配(看附录一)。

4.11摄影
– 负责人为苏美祯。
– 通过。
– 筹委职务分配(看附录一)。

5.其他
– 将于3月16日召开第二次筹委会议。

6.散会
– 2018年华文学会之《升华》团康营第一次筹委会议于6.00p.m.结束。

筹委秘书 筹委主席 执委主席顾问老师 首席顾问

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(黄薛颖) (邝楚轩) (宋家齐) (高楚莹师) (张静雯师)

筹委职务分配
主席 1. 召开筹委会议及拥有最后决定权
2. 负责接洽一切对外事务
3. 督促各组工作,确认各组工作在计划时间内完成
4. 为一切工作总指挥及总策划
5. 负责拟定计划书及制定工作流程表
6. 负责安排当日流程
7. 检查各组报告,会议记录
8. 负责与顾问老师及执委主席接洽,讨论和报告各组工作进展
9. 使团康营顺利进行以及达到所设的活动宗旨
10. 负责设定营规
副主席 1. 督促各组工作进展
2. 协助主席执行任务
3. 主席缺席时,拥有决定权,唯事后须立即转告主席
秘书 1. 负责一切文书工作
(a) 收集各股文件的电脑档并交给主席组
(b) 负责召集工作(点名:包括缺席,早退,迟到等记录)
(c) 负责一切联络工作(制作通讯录)
(d) 负责在开会的三天前分发议程,申请会议地点及书写会议记录
(e) 开会后的三天内将会议记录放进特别活动报告,交至联课活动处,同时呈上会议记录副本予顾问老师及主席各一份
(f) 负责统计出席特别活动的人数
(g) 营后制作一份新闻稿交到联课处
财政 1. 负责一切财政工作,管理钱财事务
2. 拟定财政预算案
3. 须详细记载各项收支并定期向主席及执委财政报告工作进展
4. 须将特别活动财政报告影印后贴如特别活动报告和财政报告内
5. 每项支出都必须有账单凭据,且要发收据予该筹委(账单指出项目必须先由主席批准后方有效)
6. 负责提醒各股筹委的开销避免超出预算
查账 1. 负责审查财政报告
2. 报告呈交后对大账目的错误负责
总务
(场地+住宿) 1. 负责协助各组工作
2. 负责总善后工作
3. 负责活动进行时的搬运工作等
4. 负责购买,租借以及携带活动所需的物品
5. 负责拟定物品清单
6. 负责准备及安装所需的电脑设备及其善后工作
7. 确定活动场地
8. 负责管理营员们在住宿区的秩序
9. 负责检查房间及其善后工作的进行
10.负责分配房间及委任房长协助进行工作
团康 1. 负责联系营员之间的感情
2. 负责设计团康活动,并交报告予主席组和联课处
3. 负责带动团康活动
4. 负责缓和团员之间的纠纷
5. 负责活动后的善后工作
6. 负责带领早操活动
课程 1. 负责营会的一切活动(制作讲座ppt)
2. 负责主持营会讲
膳食 1. 负责处理营会当天营员们的三餐及其他时间食物的分配
2. 确保食物,饮用水,清洁用品等供应充足
3. 负责膳食的善后工作
4. 负责与食物供应处的负责人联系
册子 1. 设计和制作册子
2. 制作筹委名卡
摄影 1. 负责摄录或拍下活动进行时的活动照片
2. 负责冲洗有关相片
3. 负责制作团康营的照片集
值星 1. 负责提醒各活动进行的流程
2. 确保活动进行不超过原定时间
3. 负责控制场面的秩序
4. 协助团康主持活动,带动气氛