日期：2022 年 5 月 26 日（星期四）
时间：3.45p.m. – 5.00p.m.
地点：D101 课室
应出席人数：13 人
出席人数：10 人
缺席人数： 3 人（李必然、吴芯瑜、岑芷珊）
请假人数： 3 人（李必然、吴芯瑜、岑芷珊）
开始时间：3.50p.m.
1.宣读及通过议程
- 一致通过。
2.顾问致辞 - 张静雯师：
今天是我们两年以来久违的第一次实体会议，在此前的实体联课都有发现学会
所存在的各种问题。请执委在待会儿的会议中认真检讨，并且准时结束会议。 - 曾敏茹师：
由于我许久没有担任大型团体的顾问，因此我也是来学习及吸取经验的。希望
执委们在此次的会议中可以认真讨论及检讨各股的问题。
3.主席致辞 - 许语期：
希望执委能够总结出各股自身所存在的问题，且无论是好坏，有问题或做得不
好的部分都希望执委能在接下来的会议中提出。 - 张藉洳：
相信在座的各位很多都是第一次参加实体会议。希望各个执委能借此机会总结
并检讨各股的不足，且在第一学期所面临的问题无论是否已经解决都需要提
出，以让未来的执委可以以此作为借鉴。 - 黄志兴：
这是两年多以来第一次实体会议，许多会员也在这两年陆陆续续成为学会干
部。因此，希望执委可以认真检讨，所提出的问题也避免在下半年重蹈覆辙。 - 叶俐杉：
上半年的联课即将结束，希望各位执委认真检讨，并且让各股的问题得以改
善，越来越好。
4.报告事项
4.1 主席 - 主席层工作分配不均，导致正主席工作量过多。
✓ 两位副主席与主席助理应主动帮忙或询问是否需要帮助，以减轻正主席的负
担。 - 主席层没有及时向顾问汇报学会近期的情况，导致顾问不清楚学会的运作情
况。
✓ 主席层应及时向顾问汇报学会近期的情况。 - 主席层之间缺乏沟通，即使在群组发送信息也只是已读状态，没有任何回应。
✓ 主席层应尽可能提供自身的想法及意见，合力讨论与解决问题。 - 主席层没有控制好自身情绪，在联课进行时起争执。
✓ 主席层应控制好自身情绪，避免在课室内发生争吵，影响课程的进行。 - 正主席在进行银行户口转换申请时因未查证所需资料与流程导致状况频出。
✓ 正主席将主动协助下一届的主席，告知详细流程与所有可能面临的问题，以避
免重蹈覆辙。 - 副主席——黄志兴，常与主席层断开联系，无法第一时间跟进主席层最新消
息。
✓ 副主席应经常检查及查看信息，其他主席也需要在有重要信息时标记副主席。 - 副主席——黄志兴，常因为过于注重事务方面的工作而忽略了课程方面的监
督，时常错过课程的课后检讨。
✓ 副主席应以课程的课后检讨为主，以课程优先，之后再处理事务方面的工作。 - 主席助理——叶俐杉，因自身为双学会会员兼任课程且课业繁忙，导致存有侥
幸的心态，不够主动积极参与主席层的工作。
✓ 主席助理应改变自身心态，并更积极参与及跟进主席层的工作。 - 执委缺乏主动性，只会一味地等待指令。
✓ 执委应更加主动且积极完成自身工作。 - 会员常忘记带品杯，需要租借品杯。
✓ 主席应记录会员名字，并且在超过三次后采取扣分制。
4.2 秘书
- 秘书之间因为人数众多且需要考虑工作分配问题导致传承较慢，秘书们还未完
全熟悉自身工作，进步幅度小。
✓ 秘书应尽快完成传承工作，让秘书们有更多实际操作吸取经验，以更快掌握及
了解自身工作。 - 秘书报告的细节问题处理不当，例如：空格、段落对齐、句子连贯性、语句不
通顺等问题。
✓ 秘书应细心检查及完善细节，亦或是参考前辈的报告，避免类似问题再次发
生。 - 秘书助理——黄靖童，点名时控场能力不足，许多会员也并未准确根据指示举
手喊到，导致点名过程出现混乱、嘈杂的情况。
✓ 秘书助理应保持威严，在会员保持安静的情况下才开始点名及严格让会员遵循
指示举手喊到，并且记录迟到的会员。 - 秘书助理——郑宇恩，由于课业繁重，进而发生选择性暂时忽略报告的情况。
若拖延时间过长，可能发生报告迟交的情况。
✓ 秘书助理应分配好时间，尽力于时限内完成报告，以避免报告迟交。
4.3 财政 - 财政在进行银行户口转换申请时，将大部分工作都交由主席处理。
✓ 财政应主动询问与协助主席处理银行户口转换申请事宜，并将相关经验传承于
下一届财政，以便可以更加了解其复杂的流程，减少错误。 - 财政没有确认好财政报告截止日期坐落于假期，导致四月份财政报告迟交。
✓ 财政需要提前确认好截止日期，并提早完成财政报告，以避免迟交。 - 在收集两间活动课室的餐费时，常只有财政一人收集，导致工作负担较重且进
度缓慢。
✓ 副财政应主动协助财政收集餐费，以减轻财政的工作负担。 - 书刊组预算超支。
✓ 财政需挪用其他股的预算给予书刊组，并考虑提高书刊组的预算，以避免再次
超支。
4.4 查账
- 一致通过。
4.5 事务 - 事务没有检查好活动课室的卫生，例如：垃圾没有清理及马克笔丢失，导致被
该班级的老师向学会投诉。
✓ 事务应在每个联课后认真检查与打扫活动课室，并确保课室已整洁再离开。 - 事务没有提前询问茶艺课老师所需使用的茶具，并在没有准备好所需茶具的情
况下需再到储藏室一趟搬运茶具，导致茶艺课被耽误。
✓ 事务应提前询问课程茶艺课老师所需使用的茶具并提前准备，避免耽误了课
程。 - 事务因疏忽导致少订购了几件会服。
✓ 事务应提醒每一位新生必须购买会服，并认真检查与确认所需购买的会服数
量。 - 事务没有定期擦拭壁报的玻璃框及玻璃缝隙。
✓ 事务需每个星期检查壁报的完整与干净程度，并定时清理玻璃框或缝隙等。 - 储藏室的空间不足。
✓ 事务需整理储藏室并在拍照记录后舍弃不必要的物品。 - 会员经常弄丢学会徽章。
✓ 事务需经常询问会员是否需要购买学会徽章。
4.6 课程组 - 课程组不清楚自己的授课日期导致忘记提前备课及制作幻灯片，最后只好草草
了事。
✓ 课程组应经常检查自己的授课日期并做自身提醒，以避免忘记。 - 课程组在让会员抄写文艺课笔记时，气氛会略显尴尬且冷场。
✓ 课程组应准备额外的资料，在会员抄写笔记时提供更多额外资讯，避免让会员
觉得沉闷。 - 课程组对时间的掌握不佳，导致课程可能会发生提早结束或需要延迟放学时间
以完成课程的情况。
✓ 课程组需要在授课前私下自行彩排一轮，并提前让主席知道当天联课的课程流
程。 - 课程组常忘记记录当天联课的组别分数并输入进表格。
✓ 课程组应互相提醒，记录好当天联课的组别分数并输入进表格。 - 课程组所安排的课程有些许无聊枯燥。
✓ 课程组应尽可能创新并参考前几年有趣的课程。 - 部分课程会忽略课程报告且提交课程报告的时间不一。
✓ 课程组应重视及统一提交课程报告的时间。 - 部分课程在授课时声音小声且无力。
✓ 课程应更加自信，让声音更加洪亮且学习前辈授课时的自如。 - 部分课程在批改心得时敷衍了事，会员也草草了事，没有认真完成心得。
✓ 课程组需每星期收集一次心得，且用心批改，尽可能与会员互动，让会员有动
力用心去完成心得。 - 茶艺课组别拿取茶具时，班级纪律混乱，常发生会员随意走过位的情况。
✓ 课程组应协助管理班上纪律，并让组长自行分配联课当天负责拿取茶具的组
员，以便不会发生纪律混乱或太多人走动的情况。 - 会员常忘记携带品杯。
✓ 课程组在联课前一天提醒组长通知组员携带品杯。
4.7 团康 - 团康常觉得距离截止时间还长，因而拖延直到临近截止日期才开始工作。
✓ 团康应提前分配工作并设置截止日期，避免发生拖延的情况。 - 团康之间缺乏沟通且不够主动积极参与工作。
✓ 团康之间应多加沟通，并提高自身的积极性。
4.8 书刊组 - 书刊组在安排《学海》及《爝火》刊物的宣传活动时忽略了宣传当天该年级的
班级活动或年级测验，导致一些班级未进行宣传。
✓ 书刊组需另外安排时间进班宣传并在下一次的宣传活动提前确认好该年级当天
是否有另外活动。 - 副书刊对于询问宣传进度缺乏主动性。
✓ 副书刊应更加积极参与并主动询问宣传进度。
4.9 壁报 - 壁报组负责人在线上壁报制作时设计敷衍潦草，甚至后半部分全程让主席帮
忙。
✓ 壁报组负责人应改善自身的心态，用心与认真对待工作，避免懈怠。 - 壁报组之间工作分配不均。
✓ 壁报组之间应多加沟通且分配好工作，并于下学期列印好表格让会员进行分组
帮忙制作壁报。
4.10 多媒体 - 多媒体负责人之间缺乏沟通，导致分工不均。
✓ 多媒体负责人应多加沟通，分配好自身工作，避免出现分工不均的情况。 - 多媒体负责人常忘记在节日当天，在社交媒体上发布相关祝贺帖子。
✓ 多媒体负责人应利用周末及假期的时间，提早制作且设计好所要发布的帖子，
以确保在节日当天准时发布。 - 多媒体负责人常忘记上传在联课时所拍摄的照片，照片常不知所踪。
✓ 多媒体负责人应开设一个云端硬盘以上传照片。
5.其他
5.1 联课团体拍照事宜 - 拍摄团体照时，会员无需在小休时更换衣服，而是在联课时间更换，所给予的
时长为十分钟。 - 事务需要点算并记录没有会服的会员并让拥有两件会服的执委借给以上会员。
- 散会
- 2021/2022 年 D01 华文学会第二次执委会议于 6：00p.m.结束。
