2017年D01华文学会之春节猜灯谜比赛筹委检讨会议

2017年D01华文学会之春节猜灯谜比赛筹委检讨会议
日期 :2017年2月7日(星期二)
时间 :4.30p.m.- 6.00p.m.
地点 :D101课室

应出席人数: 12人
出席人数:9人
缺席人数:3人(蔡家宜、王心如、姚淑萍)
请假人数:2人

开始时间 :4.37p.m.

1. 宣读及通过议程
– 一致通过。

2. 顾问致词
– 高楚莹师:我尚不清楚春节猜灯谜的活动详情,希望能透过此次会议了解活动详情,并且请准时结束会议。

3. 主席致词
– 宋家齐 :首先,感谢各筹委积极服务猜灯谜活动。今年的活动就整体而言较为顺利,只是仍有些小瑕疵需进行改善。希望大家能认真检讨自己所犯下的错误并提出有建设性的解决方案,谢谢。
– 曾繁乐:感谢各筹委对于此活动的付出。希望各筹委能认真检讨自己的错误,并加以改善。

4. 报告事项
4.1 主席
– 筹委团过迟成立,导致筹备过程较为紧迫。
 明年的筹委团最迟需于活动开始前的两个星期成立。
– 主席没有把应完成的事情记录下来,造成筹备工作进行时会遗忘部分细节。
 主席需将应完成的事情记录下来,以免进行筹备工作时有所遗漏。
– 此次因主席的疏忽而多增设了财政和查账二职。
 明年无需增设财政和查账二职。
– 主席忘记增设场地组一职,导致服务名单和善后工作需由主席亲自完成。
 明年需增设场地组一职。
– 布置组当中的两位筹委由于是学会新生,所以缺乏办事经验,导致布置组工作进度缓慢。
 日后同一股的筹委只能设置一位新人。
– 主席不清楚老师所交代的工作内容,导致工作进行时出现差错。
 主席应主动询问老师所交代的工作内容。避免工作过程出现任何差错。
– 部分服务人员于比赛进行途中,亦进行答题,导致现场一度出现人手不足以及秩序混乱的现象。
 往后春节猜灯谜比赛的服务者将不被允许参与猜灯谜比赛。
– 春节猜灯谜比赛以及新春售卖筹委团中的总务出现遴选同一人的现象,导致该总务需同时处理两边的工作。
 主席应与春节售卖活动的筹主互相沟通,避免在遴选筹委时出现重叠的现象。

4.2 秘书
– 一致通过。

4.3 财政
– 由于此活动无需学会支付任何款项,因此日后可不必设置财政一职。

4.4 查账
– 由于此活动无需学会支付任何款项,因此日后可不必设置查账一职。

4.5 总务
– 总务没有及时归还体育处钥匙,甚至将该钥匙转借给他人,以致在钥匙管理上出现失误。
 总务应亲自归还自己所借的钥匙并不是将钥匙转借他人。
– 活动所准备的礼物数量不足。
 总务需增加礼物的购买数量。

4.6 资料组
– 资料组所准备的谜题数量不足。
 明年的资料组需准备300题或以上的谜题,以避免出现谜题不足的情况。
– 资料组没有按照顾问的要求将答案纸列印为每20题为一页,以致服务人员于比赛当天校对谜底时的速度缓慢。
 资料组应按照顾问的要求列印答案纸并将字体大小放大,以方便服务人员校对谜题的答案。
– 活动当天的部分服务人员并不了解工作详情,导致活动进行时服务人员没有尽好自己的责任。
 资料组应提前向服务人员讲解工作详情,以免活动进行时出现差错。
– 资料组所寻找的谜题过于简单以及谜题类型也过于单一,以致部分参赛者反映此次的谜题缺乏挑战性。
 资料组应上网搜寻谜题或者到图书馆寻找有关猜灯谜谜题的书籍。
– 谜题上所列印的提示出现差错。
 资料组应事先检查谜题和谜题的提示,并将其存档为pdf形式。
– 资料组所用于列印谜题的颜色纸,因同款颜色纸不足够,于是谜题的颜色并没有统一。
 资料组应提早购买颜色纸,并确保拥有足够数量的颜色纸以复印谜题。

4.7 宣传组
– 宣传组将所列印的两份幸运抽奖券混合在一起,导致服务人员需耗费时间将其分开。
 宣传组应将两份幸运号码券分开(才进行剪辑的工作)。
– 宣传组于活动前两天才开始准备广播稿,导致广播稿内容不能尽善尽美。
 宣传组需提早准备广播稿并给予顾问审核。
– 幸运号码券于筹备时才开始裁剪,以致筹备时间有所拖延。
 宣传组需于事前将幸运号码劵剪辑完毕,以避免拖延筹备时间。

4.8 布置组
– 设计图与成品有所出入,以致屏风不如设计图般精美。
 布置组在绘画设计图前应考虑本身的能力所及,才决定设计图的内容以及难度。
– 屏风所采用的颜色过于暗淡,导致屏风不能吸引他人的注意力。
 布置组应采用鲜艳的颜色进行屏风设计。
– 布置组所列印的屏风内容字体过小,导致屏风过于空旷。
 布置组应先将一部分资料列印出来,并将其放在屏风上进行对比,以确保字体的大小合适,方列印所有的资料。所需列印的字体大小应在150以上。
 日后进行屏风设计时,需提早向汤顺兴师借用钉枪。
 布置组所借用的钉枪不能转借给他人。
 布置组购买设计材料前,应事先询问联课处是否有(设计屏风)所需要的材料才自行购买。

5. 其他
– 一致通过。

6. 散会
– 2017年D01华文学会春节猜灯谜比赛筹委检讨会议于5.40p.m.结束。

副主席 主席

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(曾繁乐) (宋家齐)

秘书 执委主席

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(黄龄苇) (叶金莉)

顾问 首席顾问

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(高楚莹师) (张静雯师)