2022/2023 年 D01 华文学会第四次执委会议
日期:2023 年 8 月 17 日(星期四)
时间:3.45p.m.–5.50p.m. 地点:B103 课室
应出席人数:13 人
出席人数:10 人
缺席人数: 3 人(罗允钖、卢泇耀、李必然)
请假人数: 2 人(罗允钖、李必然)
开始时间:3.58p.m. 1. 宣读及通过议程
- 一致通过。
- 顾问致辞
- 张静雯师:
终于来到了今年的最后一次执委会议,希望大家在接下来的会议中总结今年里
需要检讨的事项与其解决方案,以作出进一步的改善。同时,各股需要安排好
适当的候选人进行交接及传承。谢谢大家。 - 曾敏茹师:
希望此次会议能准时结束,并解决各股所面临的问题。谢谢。
- 主席致辞
- 张藉洳:
这是今年最后一次执委会议了,在明年的执委候选人提名环节中,希望各股能
认真聆听并积极发表自身的意见,以选出适合的人选。 - 黄歆彦:
到了今年最后一次的执委会议,希望各位执委能提出各股今年所面对的问题与
其解决方案,并且将其传承给新一届的执委,以免重蹈覆辙。此外,我们也会
进行明年执委候选人的提名,希望大家能认真对待并踊跃提出意见与看法。 - 叶俐杉:
在此次执委会议中,主要是讨论明年执委候选人的名单,以及各股进行总结报
告。所以,希望大家务必认真聆听此次会议的报告事项,若有任何意见请随时
提出。 - 陈佳滢:
今天是最后一次的执委会议,请大家务必认真对待。同时,希望各股能够提出
自身的问题及相应的解决方案,以进行全年的总结报告。此外,各股务必认真
聆听会议中的内容,以选出 2024 年执委候选人的人选。谢谢大家。
- 报告事项
4.1 主席
- 主席层间沟通不良,导致彼此得到的信息不同,各股问题仅有部分主席得知。
主席层间需及时沟通,定期更新信息,以共享彼此所知道的信息,且更进各股
的工作进度。
主席层需记录自身对接的执委,该股的工作进度以及负责监督特别活动的工作
情况,并且在共享的表格中更新相关的资讯,以便其余的主席了解当前的情
况。 - 副主席——黄歆彦,因担心自身无话语权,而使用了主席的名义传达信息。
副主席应充分善用主席层的名义,并且无需过于担心自身话语权的问题。 - 主席层于明年仍需要开设一个表格来作为行政股汇报工作进度的途径。
4.2 秘书 - 秘书报告的细节问题处理不当,如段落对齐、语句不通顺、错别字等问题。
秘书需细心检查及完善细节,或是参考以前的报告,避免类似问题再次发生。 - 秘书书写报告的速度缓慢,导致报告呈交及签署工作变急促。
秘书需尽早书写报告且提升自身的书写速度。
秘书需拟好一份工作时间表并严格遵守。 - 副秘书——黄靖童,因个人疏忽,导致未能准时提交例常报告。
副秘书需准时提交例常报告,以免影响学会的评鉴分数。 - 由于负责监督特别活动之捏面人手作坊的主席,并不是负责秘书股的主席,导
致相关的活动报导,因不了解该活动的情况而无法批改。
负责监督该特别活动的主席应检查活动报导后,交由负责秘书股的主席签名。
4.3 财政
- 特别活动园游会之财政报告的细节问题处理不当。
财政应细心检查且完善报告的细节,避免再次出现细节上的错误。 - 财政需提前确认全年财政报告的截止日期,避免在截止日期前几天才完成报
告。
4.4 查账 - 筹主并不知晓特別活动的查账应由学会执委查账担任,而不是由他人代替。
查账需提醒特別活动的筹委主席多加留意,以避免发生类似的情况。
4.5 事务
- 事务将学会汉服存货随意保存在储藏室的纸箱内,导致发霉的风险大大提高。
事务需在学校假期前将学会汉服安全保存在密封的塑料袋中,且添加干燥剂。 - 由于储藏室环境潮湿,导致茶具发霉问题日益严重,许多茶具已肮脏不堪及虫
蚁滋生。
事务需收拾并整理储藏室,将物品放入橱或箱内,远离较潮湿的角落。
事务需定时进行清洗工作且执行防潮工作,避免殃及茶具等学会资产。
事务需在 8 月 25 日前购买新橱及塑料箱,以存放学会茶具等学会资产。 - 事务于明年将维持会员搬运茶具及善后课室值日的工作制度,以让工作在更有
效率的情况下进行。
4.6 课程组 - 部分课程处事态度敷衍,经常忘记自身的授课日期,导致课程准备工作仓促。
课程组需经常查看课程计划,以清楚自身授课日期。
课程组需提前至少两周开始准备大型课程活动,如火锅课程等,并且将相关的
详情一一向主席层与顾问汇报,以让主席层与顾问了解相关的工作进度。
课程组长需提早提醒相关课程,以便课程准备得以顺利且定时进行。 - 课程组在规划大型课程活动时,面临缺乏相关申请程序的经验。
课程组应及时向有经验的执委请教相关申请程序,以免再次出现类似的情况。 - 课程组购买活动所需材料前,并未核算财政所给予的预算余额,导致课程组因
担心超出预算而经常购买较廉价的材料,或是要求会员自行准备材料。
课程组需提前与财政核算该年所拨款的金额后,并预估每一次课程活动的花费。
课程组需在拟定全年课程计划时,列出相关材料的价格与购买计划,并与财政
商讨所需要的预算是否合理。
课程组需将全年课程计划交给主席及顾问老师过目。
课程组需善用经费购买手作材料包,以减少不宜保存的纸质作品。 - 由于课程组之间关系过于亲密,导致课程组长在群里发布通知时,容易被其余
课程忽视,且所交代工作事项未及时处理。
课程组需公私分明并恪守本分,以确保工作的专业性与高效性,避免影响相关
工作的进度。
4.7 团康 - 由于团康未提前准备好赠送茶艺老师的礼物,导致准备礼物的过程中非常仓
促。
团康需在 8 月份前向主席确认最后一次上茶艺课的日期,以提前购买赠送茶艺
课老师的礼物。
4.8 书刊组 - 由于每周三需要会员协助书刊组派发刊物,但有部分会员常无故缺席且事前未
向书刊负责人请假。
书刊负责人需将派发刊物的工作名单提前发布于学会谷歌课室,以提醒相关会
员务必出席。
书刊负责人需提前通知会员们,若是出现无故缺席且事前未请假的情况,将会
采取扣分制度,以示警诫。
4.9 壁报
- 壁报负责人于明年将维持以文艺组为单位的壁报小组的工作制度,以加快壁报
的制作速度。
4.10 多媒体 - 由于时间管理的问题,导致负责人无法同时兼顾学会部落格及面子书专页。
负责人拟好一份工作时间表并严格遵守,以免两者的更新次数相距太大。 - 负责人没有定期将所拍摄的会员照片共享于所有会员。
负责人需开设一个云端硬盘的文件夹以收录所有拍摄的会员照片,并定期每两
个月分享于会员。 - 负责人需于 8 月学校假期期间发布有关于水墨画课程及户外考察等课程内容的
帖子。
4.11 纪律股 - 负责人需制作一表格作为记录违规会员的档案,并将其档案发布于学会谷歌课
室,以提醒相关会员其违规事项已记录在案。 - 负责人于每次联课活动后需定时更新相关的违规记录档案。
- 其他
5.1 2024 年执委候选人提名
- 各执委所提名的人选如下表:
职位 候选人
主席 ：黄歆彦、陈佳滢、林姵岑、罗允钖、林隽毅
秘书 ：叶思妍、蔡喜言、冯詠欣
财政 ：陈玟名、梁荔妍
事务 ：陈建琛、罗允钖、蔡伟健、林隽毅、林祖德
课程组 ：陈宇豪、罗艾恩、林宣妤、陈子恩、吕柏芊、杨子熙
团康 ：黄鈳荑、杨喜悦、韦淑恩
书刊组 ：刘于萍、伍诗柔、丘恩瑈、胡净茹、黄琲雁
壁报 :杨詠媗、黄可昀、郑泽贤
多媒体 :甘宇恒、洪证涛、刘泳伶
纪律股 :陈皓晴、张婕翎
- 散会
- 2022/2023 年 D01 华文学会第四次执委会议于 5:48p.m.结束。
