2017年特别活动筹委会议

2017年D01华文学会之小说创作分享会检讨会议

2017年D01华文学会之小说创作分享会检讨会议
日期 :2017年9月8日(星期五)
时间 :4.30p.m.- 6.00p.m.
地点 :D103课室

应出席人数: 15人
出席人数:8人
缺席人数:7人(殷征玮,林佩颐,黄均正,张瑜芯,叶钧婷,刘彩莹,廖雪儿)
请假人数:6人

开始时间 :4.50p.m.

1. 宣读及通过议程
– 一致通过。

2. 顾问致词
– 张静雯师:请准时结束会议。

3. 主席致词
– 李卉恩:这一次是我第一次当筹主(所以很多方面仍需要改进)。感谢筹委们的配合,(这一次)活动进行得顺利。
– 黄筠晴:感谢筹委们的合作。这次的检讨会议希望筹委们说出(能够认真检讨)所遇到的问题和给予解决方案。

4. 报告事项
4.1 主席
– 主席层的沟通不流畅(良),导致筹委们搞不清楚状况(不清楚活动的某些细节)。
 主席层需多(加)沟通,并与顾问老师和副筹主一起讨论所面对的问题。
– 申请函太迟交,导致申请的时间较为急迫。(什么申请函?)
 筹主提早通知筹委们(哪一股?),以便有更长的时间去完成。
– 筹主负责太多的工作,导致主席层过于忙碌。
 适当分配工作给筹委们,以减轻筹主的负担。

4.2 秘书
– 由于各(两位)秘书都(同时)给予报告给主席查阅,导致主席层非常混乱(在检查报告后不知晓应找寻哪一位筹委秘书进行报告修正,造成混乱)。
 报告由一个(位)秘书统一发送给予主席查阅。

4.3 财政
– 财政较迟给顾问老师检查财政报告,导致报告在截止日期才完成并呈交给联课处。
 财政需提早制作财政报告,以便有充分的时间去修改。

4.4 查帐
– 一致通过。

4.5 总务
– 没有主动向筹主询问场地事宜,导致申请租借场地较为急迫(事宜有所延迟)。
 主动询问筹主(自身的工作内容),并提前完成工作,以便避免问题再次发生。
– 没有与老师安排(预约)调整配备(的)时间,导致筹主需帮忙向老师补充。
 与老师申请租借配备时,(事先)把事情交代清楚,避免混乱。
– 不清楚财政预算案预算租借场地的价钱(所预留的场地费租借金额),差一点儿(险些)导致学会花费不必要的金钱。
 (事先)了解金钱预算数目(预算的费用)才付钱。
– 不清楚租借场地的内容,导致联课处老师询问时无法回答。
 租借场地前弄清楚事宜才采取行动(应事先了解所租借的场地的一切细项)。

4.6 宣传组
– 部分宣传单没有派到给(华文)老师。
 提早复印好宣传单,并在拿到后直接拿去派给老师(两天内将所有宣传单派发完毕)。
– 网络宣传时,不适合以个人名义去(于网上进行)宣传。
 应在面子书设立粉丝团(学会的页面),以便可以在粉丝团(通过此页面)进行宣传活动。
– 网络宣传太迟放(的贴文迟于发放),效果不佳。
 提早设计草图,并给予顾问老师和主席检查(,确保能在宣传期内将宣传用的贴完发放上面子书)。
– 收集宣传单进度较慢,导致秘书组准备参与者名单的时间较少(无法再预期内将参赛者名单制作完毕)。
 报名截止两天后,收齐(将)各班的宣传单(回收完毕)。
– (组员之间)沟通不好(良),导致广播期间有两天没有广播。
 组员里多沟通(组员之间应多加沟通),以便更容易合作(能够将工作更轻松地完成)。

4.7 摄影
– 相机容量不足,导致无法录制(影片)。
 携带(活动)前(一天)确保相机的容量充足。
– (所拍摄的)照片的水准不佳。
 由于会员们不曾受专业训练,所以(日后的活动应)使用(较容易操作的)数码相机,不必使用专业相机。

4.8 司仪
– 司仪说话时没有面对观众,无法良好的(地)控场。
 传承工作必需(须)做好。

4.9 接待组
– 接待组与讲师缺乏沟通(,导致讲师不清楚其车辆停泊的位置)。
 接待组应提早通知讲师停泊车(辆)的地点。
– 无法直接辨认(出)讲师(的模样,以致无法在预定的时间内将讲师带至活动场地)。
 了解讲师的长相,并询问车号码(上前询问其身份)。
5. 其他
– 若明年继续举办此项活动,筹主必需于上半年举办。
6. 散会
– 2017年D01华文学会小说创作分享会检讨会议于5.35p.m.结束。

副秘书 秘书

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(顾铭隆) (黄龄苇)

副筹主筹主

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(黄筠晴) (李卉恩)

顾问 首席顾问

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(高楚莹师) (张静雯师)

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小小的幕后者,却对文学有着难以释怀的执著,希望,能迈向更广阔的文海中。

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