2017年小提琴学会新春庙会第一次正式筹委会议

日期:2017年1月21日(星期六)
时间:11:00am~12:30pm
地点:C303
出席者:颜泽宇 朱惠淇 李薇 叶丽晴 赖恩璇 李彦郿 戴丽欣 汤坤铭 叶慧欣 黄舒敏 张翠彤 黄微茵
缺席者:罗勤慧 谢岠霖
列席者:陈琪妍 赵俐莹 叶荣发师 黄涵妮师

议程:
1. 宣读及通过议程
• 无异议通过

2. 顾问老师致词
• 黄老师表示感谢筹委主席愿意在最后一年带领筹办一个活动。老师也表示对这次的筹委团有信心,因为多数都是执委团的人。老师也表示不希望看见有筹委在须要帮忙的时候临时才说不能出席。最后,老师也表示剩下的九天要善用 ,不可因自己忙就推脱,也不要怀着做不好的想法。
• 叶老师表示这次的筹委团都比较有经验,所以对这次的活动表现较期待。老师也表示这是一年里的第一个活动,要做好以视为一个好的开头。最后,老师也表示希望筹委们不要推卸帮忙,

3. 主席致词
• 主席表示希望大家可以负起责任,把自己的工作做好,切勿拖泥带水。此外,主席也希望大家可以和睦相处,各股可以相互帮忙。最后,此次开会重点须讨论各组的进度,庙会前一天筹备及庙会当天的细节和饮料方面的问题
• 副主席首先表示抱歉,不能全程地参与筹备工作,但会尽量出席,也希望这次的新春可举办成功,而成功的定义在于筹委之间的感情更加地融洽。副主席表示这次的活动筹备时间很短,希望筹委们能多配合一起办好这个活动。最后,副主席希望新的筹委积极地参与,若有不会的地方可以询问。

4. 各组报告
→ 4.1主席
• 主席的职务分配:
 ♦ 编写计划书,制定工作流程表
 ♦ 召开会议
 ♦ 一切工作的总指挥及总策划
 ♦ 督促各组工作进度
 ♦ 检阅各组报告及成果
 ♦ 签署会议记录
 ♦ 通知各筹委春节的日期,时间,地点
 ♦ 召开会议
 ♦  协助各股解决难以解决的问题
• 希望新春庙会可尽力做好,尽量赚钱以便学会购买低音提琴时不用过于的烦恼
• 最后的正式会议,之后就要进入活动,最后为检讨会议
• 检讨会议时要求筹委写字条说明自己和整个筹委团的检讨事项及解决方案
• 筹委工作进度都没有拖延
• 计划书已批
• 原摊位在课室A003前面,但已与武术团交换摊位地点,武术团摊位在第二羽球场
→ 4.2秘书
• 秘书的职务分配:
 ♦ 负责处理一切文书工作
 ♦ 负责租借会议课室
 ♦ 准时呈交并批阅会议记录
♦ 帮忙点算以及记录所售卖的物品数量
• 庙会当天协助摊位监督会员签署签到表
• 总结出无出席站岗者
→ 4.3财政
• 财政的职务分配:
 ♦ 拟定财政预算案
 ♦ 负责一切财务工作
 ♦ 详细记录各项收支状况
 ♦ 准时呈交并批阅财政报告
 ♦ 确保各组收支按照财政预算案进行
 ♦ 轮流管理摊位财政箱
• 庙会当天,摊位的财政箱与查账轮流管理
• 准备稳固的钱箱
• 准备零钱
• 找钱给顾客时需仔细算清楚
• 收据最迟于庙会当日交
→ 4.4查账
• 查账的职务分配:
 ♦ 确保各组收支按照财政预算案进行
 ♦ 核对及签署财政报告
 ♦ 点算以及记录所售卖的物品数量
 ♦ 协助财政避免超支问题出现
• 庙会当天与财政轮流管理钱箱
→ 4.5总务
• 总务的职务分配:
 ♦ 管好及记录各股活动所要用到的道具
 ♦ 正式春节前天搬所需的用具到摊位
 ♦ 确保摊位的卫生
 ♦ 做好善后工作
• 可以让筹委帮忙搬运
• 准备两个垃圾袋,一个扔可环保性垃圾,一个扔非环保性垃圾
• 准备三块抹布
• 1月25日布置时与摊位股留下布置
• 领取联课处提供的配备,两只阳伞、六张桌子、四张椅子
• 全筹委于当天11时30分至12时留下善后
→ 4.6礼品
• 礼品的职务分配:
 ♦ 负责售卖食品的设计与包装工作
 ♦ 点算以及记录所售卖的物品数量
• 购买材料
→ 4.7摊位
• 摊位的职务分配:
 ♦ 摆设摊位
 ♦ 负责摊位布置的设计
 ♦ 整理站岗签到表
 ♦ 安排财政,摄影的组别的站岗签到表
• 摊位站岗时间表完成后发上学会群组及筹委群组
• 制作签到表,须确保会员有签署签到表
• 1月25日需按设计图进行布置
• 提前通知总务领取布置材料
• 星期三联课活动结束点名前向会员通知站岗名单及确定会员已清楚自己的站岗时间
→ 4.8宣传
• 宣传的职务分配:
 ♦ 负责宣传单的设计
• 只做两个宣传板设计,内容须包括食物照片、食物名称、食物价钱、学会名称及摊位地点
→ 4.9摄影
• 摄影的职务分配:
 ♦负责拍摄现场的活动
• 庙会当天需携带相机,并拍下活动照片,之后将照片发上学会群组
• 主席要求照片需包含筹委大合照、食物、场景、新年气氛、站岗的会员及顾客

5. 临时动议
• 无

6. 其他
• 全员通过贩卖摊,售卖果冻、冰糖葫芦及汽水。
• 庙会当天的服装为校服,筹委站岗时必须穿会服,会员穿着校服即可
• 饮料需做出变动
• 早上站岗的筹委需在早上7时到摊位
7. 散会
• 12:30pm

 

2017年小提琴学会春节活动检讨会议

日期:2017年2月13日(星期一)
时间:4:30pm~5:22pm
地点:D104
出席者:颜泽宇 朱惠淇 李薇 叶丽晴 赖恩璇 李彦郿 汤坤铭 罗勤慧 张翠彤 黄微茵
缺席者:谢岠霖 戴丽欣 叶慧欣 黄舒敏
列席者:陈琪妍 赵俐莹 黄涵妮师 叶荣发师
记录者:李薇

议程:
1. 宣读及通过议程
• 无异议通过
2. 顾问老师致词
• 黄老师表示这次的新春活动举办得很顺利。老师也表示并没有很注意这次的活动,都是筹委们自己主抓,希望筹委们可以保持这份状态,以在下一次的活动能办的更好。
• 叶老师表示希望这次的活动能顺利开通会员与执委或筹委之间的交流,能跟融洽的相处、更认识彼此。此外老师也表示希望这次活动所犯下的错误能改正,并在下一次的活动不重犯。

3. 主席致词
• 主席表示感谢全筹委的配合,并且这次的活动没有出现纠纷的问题,结束得很顺利。最后,主席也表示了新旧生班会员的感情也变得较融洽。

4. 各股报告
→ 4.1主席
检讨事项:
1.无出席联课处召集
2.不停修正计划书
3.无通知筹委最新消息
4.开会无法确定准确时间,导致一直拖延
解决方案:
1.需注意聆听报告
2.制作计划书时需考虑全面,例如制作过程、价钱等
3.想到的主意须立即记录并通知相关筹委
4.提早确定开会日期,准时租借课室
→ 4.2秘书
检讨事项:
1.无及时给予另一位秘书协助
2.无租借开会课室,而是由主席租借
3.因主席层说不需会议通知书而无派发
解决方案:
1.更积极参与及给予协助
2.主动租借课室,勿忘记租借
3.需主动派发会议通知书
→ 4.3财政
检讨事项:
1.无自备足够的散钱
2.第一位顾客购买时无散钱
解决方案:
1.需自行准备散钱,且须足够的数量
2.需提前防放置零钱在钱箱内
所赚取的利润为RM428.50
无超支
筹委准时交收据
→ 4.4查账
检讨事项:
1.食物数量无达预算数量
2.有现场进行折扣,导致食物数量与预算数量有出入
解决方案:
1.食物数量需达预算案规定数量
2.若进行折扣需在预算案注明
→ 4.5总务
检讨事项:
1.忘记职责需进行善后工作
2.总务人选需注意,造成用具需由其他筹委自行搬运
解决方案:
1.须清楚自己的工作范畴
2.选择有责任感的会员担任此职位
→ 4.6礼品
检讨事项:
1.冰糖葫芦成品与预想中的不一样
2.Jelly太弹牙
3.制作方面人手分配不当,导致某方需熬夜完成
4.因技术问题而不停地更改售卖的食物,但范围受局限
解决方案:
1.若下次再售卖务必完成得更好
2.制作方面需注意水量
3.制作方面的工作需安排好人手
4.若无到联课处给予的期限,计划书可要求更改
→ 4.7摊位
检讨事项:
1.会员不清楚签到表事宜
2.摊位设计缺乏吸引眼球
3.财政位置太远,导致找钱速度减慢
4.摊位的感觉空
5.只完成了岗位表,其他事宜都是由另一位摊位
包办
6.摊位站的位置太挤
解决方案:
1.可将签到表放在固定位子让会员签名
2.建议使用红色布,可使用屏风
3.可建议放在中间以方便找钱给钱等
4.可减少桌子
5.可主动询问工作
6.需注意空间安排
会员都有准时出席岗位
→ 4.8宣传
检讨事项:
1.觉得宣传板无新年气氛
2.不确定需要制作宣传单或宣传板
3.觉得只做了宣传板,并没有其他事情做
4.无安排人手进行宣传
5.规定的宣传者当天不在场却无找人代替工作
解决方案:
1.可从颜色方面下手增添新年气氛
2.主席层需提前向宣传股确定制作宣传单或宣传板
3.可带会员到处进行宣传
4.可提前询问无参赛者协助进行宣传
5.确认自己有无参赛等,若出现此状况须立即通知并寻找可协助进行宣传的会员
→ 4.9摄影
检讨事项:
1.照片没有很漂亮
2.没有拍摄大合照
3.没有拍摄到摊位全景
解决方案:
1.可寻找对摄影方面有天分的会员
2.可提前通知筹委活动结束善后后需拍摄大合照
3.若在摆摊活动进行时无暇到远处进行拍摄,可在摆摊动开始前或结束后立刻拍摄

5. 临时动议
• 无

6. 其他
检讨事项:
1.新生不是很认识筹委及执委
2.只有一位财政或一位查账管理钱箱可能会无法顾及记录事宜
3.筹委主席不是很清楚状况,筹委副主席忙于工委,会员无对象询问
4.出现会员没有诚实回答参赛事宜而逃站岗
解决方案:
1.主动参与他们的活动圈子
2.可增加副财政进行协助
3.筹委主席务必要清楚状况
4.可要求班导师证明

7. 散会
• 5:22pm

 

2017年小提琴学会迎新营第一次正式筹委会议

日期: 2017年2月27日(星期一)
时间: 4.30p.m — 6.00p.m
地点: D104
出席者: 罗勤慧 陈琪妍 叶慧欣 张翠彤 赖恩璇 陈铠怡 李彦郿 曾健能
朱惠淇 李薇 苏美颐 刘思慧 叶孋慜 赵俐莹
缺席者: –
列席者: 汤坤明 黄涵妮师 叶荣发师
记录者: 张翠彤

议程:
1. 宣读及通过议程
2. 顾问老师致词
3. 主席报告
4. 各组报告
4.1主席
4.2秘书
4.3财政
4.4查帐
4.5总务
4.6课程
4.7膳食
4.8卫生
4.9 多媒体制作
5. 其他
6. 临时动议
7. 散会

(1)宣读及通过议程
无异议通过。

(2)顾问老师致词
叶荣发师表示,由于在课堂和练习上,新生与旧生较少接触,大家对彼此都比较不熟悉和也很少机会互相交流。因此这次的迎新营的主要目的是为了要重新开启会员们之间的关系,并消除之间的隔膜。若此迎新营能够成功地举办,这将会使新和旧会员更加团结及和睦。其实就算已经成功地举办了,但它的真正的意义是否存在并是否达到目的和目标是在于筹委们。在整个活动中,其实最重要的股是课程股,因此各筹委所提出的意见一定要有良好的意义,以使活动更精彩,更丰富。这次的迎新营应该要有层次性的,第一天由于大家比较害羞,所以活动不要过于激烈;第二天就可以玩得比较刺激的,因为感情变亲密了。

(3)主席致词
主席详细地叙述各股筹委的职务和负责的项目。而且已经被通知说我们的计划书被联课处批了。主席认为各股筹委都有义务管理会员的纪律,因此这次活动没有设执行股。同时,主席也希望她所交代给筹委们办的事情能在规定时间内办好。大家都要努力备考所以这次的集训营筹办的时间紧凑,而且一考完试不久就是迎新营了。主席希望大家能多多配合。

(4)各组报告
→ 4.1主席
工作范围:
主席:
1)召开行前会议及检讨会议
2)监督各股的工作进度
3)负责拟定计划书
副主席:
1)当主席不在时,拥有临时决定权,唯事后需立即转告主席
2)协助主席监督各股的工作进度
→ 4.2秘书
工作范围 :
1)负责所有会议记录
2)负责一切联络工作
3)收集和整理各组筹委的统筹资料
4)负责设计集训营的册子封面和内容
→ 4.3财政
工作范围 :
1)负责一切财务工作,管理钱财等事务
√须详细记录各项收支并定期呈交报告给主席
2)若报告无法如期完成,须提前向联课处报备
→ 4.4查账
工作范围 :
1)负责检查财政报告
2)财政报告呈交后需对账目的错误负责
→ 4.5总务
工作范围 :
1)负责协助各组的工作
2)负责善后工作
3)负责协助购买活动所需的物品
4)场地布置
5)负责营员寝室安排
6)安排、租借及确定场地
→ 4.6课程
工作范围 :
1)负责安排练习时间
2)负责联系教练
3)负责拟定练习内容,复印练习需要的歌谱
4)负责联系会员之间的感情
5)负责设计团康和带动团康
→ 4.7膳食
工作范围 :
1)负责当天的三餐及其它时间的食物供应
2)负责联络食物供应的负责人
3)确保事物和饮水等的供应足够
4)负责用餐的善后工作
→ 4.8卫生
工作范围 :
1)负责集训营的一切卫生工作
2)协助各组的善后工作
3)集训营结束后需确保场地的清洁
→ 4.9多媒体
工作范围 :
1)负责集训营中的摄影工作
2)负责制作集训营所需用到的影片
(5)其他
这次负责设计迎新营册子的负责人为陈凯怡及张翠彤。经筹委投票,决定以“通缉犯”的设计为封面,以“Dream Catcher” 的设计为内容设计。
(6)临时动议

(7)散会
散会时间:6:00 p.m

 

2017年小提琴学会迎新营检讨会议记录

日期:2017年4月6日(星期四)
时间:4.30p.m — 6.00p.m
地点:  D103
出席者:罗勤慧 陈琪妍 叶慧欣 张翠彤 赖恩璇  李彦郿
曾健能 朱惠淇  苏美颐  刘思慧  赵俐莹 叶孋慜
缺席者:陈铠怡
列席者:陈铠怡  汤坤铭  黄涵妮师  叶荣发师
记录者:叶慧欣

议程:

1. 宣读及通过议程
2. 顾问老师致词
3. 主席报告
4. 各组报告

4.1主席                  4.6课程
4.2秘书                 4 .7膳食
4.3财政                  4.8卫生
4.4查帐                  4.9 多媒体
4.5总务

5. 其他
6. 临时动议
7. 散会

(1)宣读及通过议程
-无异议通过。

2)顾问老师致词
顾问老师认为今年的与以往的营会有所不同,但也是出最多差错的一年。因此,筹委团必须想出对策解决各股的在筹办活动时所面对的问题,避免重蹈覆辙。各股皆须认真自我检讨,大家一起想办法纠正。顾问老师不希望筹委团都犯下同样的错误,因为这个现象也说明历年活动结束后所办的检讨会议并没有达到所要的效果。因此各股需要想出实在的对策解决所面对的问题。

(3)主席报告
主席认为这次的营会已经成功了80%,因为不可能会有100%完美,并觉得80%已经是不错的分数。这次的筹委团与以往相比,新人占了大部分职委,因此许多职委都对自己的工作范畴不熟悉。虽然如此,大家依然很努力地做好每一件事,有经验的职委也会自动自发完成自己的事务。这次的营会虽有许多不足之处,也发生了很多没有预料的突发状况,但这一切已成过去。在筹办营会的过程中,筹委团连续被校长,刘伟民老师以及汤顺兴老师认为我们的传承工作没有做好,因此主席希望各股对这次的检讨会议抱以认真的态度。最后,主席希望大家吸取这次的经验,在下次参与筹办营会时更为顺利。

(4)各组报告
4.1主席
纪律问题没有管理好,上乐理课程时情况有点混乱。负责乐理课程的小老师认为筹委没有给予事前通知
解决方案:确保小老师了解乐理课程的指导方法,若小老师认为筹委没有通知,给予相关证据证明。
开幕和闭幕仪式没有做好准备
解决方案:筹委团应事先进行整个程序
没有提早到策划处提醒开电脑
解决方案:筹委团应在课室门开了后马上处理
活动主题仍不够贴切这个营会,只配合到游戏
解决方案:筹委团应先想好主题,才进入程序安排
第一天的早操不如第二天情况
解决方案:可考虑以游戏方式进行,让早操变得更有有趣

4.2秘书
年份没有更改,会议通知书没有根据职委的顺序排列
解决方案:在列印前先检查是否有问题
因为临时准备的缘故,列印时出了问题,导致让会员填写的心得最终只能让会员将问题手抄在纸上
解决方案:事前了解工作范畴,提前准备
活动期间点名秩序混乱
解决方案:秘书点名时应稍微严肃些

4.3财政
收营费时场面混乱,导致出现点错名的问题
解决方案:收费时先控制好场面秩序问题,确保钱已经交到手上再点名

4.4查帐
没有协助好财政
解决方案:查账应协助财政检查,确保没有点错名
4.5总务
没有准备锁头和保管箱
解决方案:检查是否仍有任何物品遗漏或还没准备,提早告知执委总务检查储藏室是否有需要的物品
离开寝室前没有检查风扇,冷气,灯是否以关闭
解决方案:离开寝室前做好检查工作

4.6课程
没有通知多媒体在开幕仪式时配合游戏不公布组长,导致破冰游戏脱离安排
解决方案:事前与多媒体沟通商量好
游戏规则和方法不够详细,闯关游戏关卡时长,场地安排考虑不周,道具没有准备好
解决方案:课程股之前应沟通商量好,达到最好的配合度,道具应事前准备
对课程内容没有足够了解,课程所需材料准备不足
解决方案:事前主动了解课程内容,负责人与课程沟通好并一起检查和准备好

没有控制好场面,会员漠视,以玩闹心态对待规则
解决方案:适当地施加压力,严肃控制场面

4.7膳食
对工作范畴不清楚
解决方案:主动了解并自动完成任务
盛饭菜时间不足,导致有的时候沿用到用膳时间
解决方案:提前到食堂准备
没有在收据标注要报销的物品
解决方案:在收据上标记报销物品

4.8卫生

4.9多媒体

闭幕影片在前一天才连夜赶制,对身体有害
解决方案:建议以课程以外时间处理,制作影片
照片拍的不均匀,有的组别拍的照片数量太少
解决方案:建议每小组安排一名会员负责摄影,以便照片更为全面

(5)其他
晚上寝室门没有锁起来,对安全造成威胁,建议前门先以锁头锁好,从后门而入,再从里面反锁
建议准备卫生检查表,在第一天和最后一天点算课室的配备,以免出现遗失的问题
不管在任何情况,下一届仍必须强烈规定保留没收手机的规则
营规制定方面必须更为严格,规定校友也必须遵守营规,不得让校友在校留宿,任何会员皆不得订外卖或私自购买校外食物,不得在没有筹委团的允许下擅自离开营会

(6)临时动议

(7)散会
散会时间:5.37p.m.

 

2017年小提琴学会集训营第一次正式筹委会议

日期:2017年5月6日(星期六)
时间:11:00am~12:40pm
地点:C304课室
出席者:赵俐莹 赖恩璇 吴嘉惠 李薇 曾健能 黄微茵 黄舒敏 朱俐颖 苏美颐 刘思慧
古丽颍 朱惠淇
缺席者:陈铠怡
列席者:朱纹均 罗勤慧 汤坤铭 黄涵妮师 叶荣发师
议程:
1. 宣读及通过议程
• 无异议通过

2. 顾问老师致词
• 黄老师表示每年集训营总会发生一些不如意的事。此外,黄老师也希望会员不重大覆辙,也希望各位筹委在面对问题时不气馁沮丧,反而应积极想办法应对。

3. 主席致词
• 主席表示本次集训营的计划书已被批准,集训营时所使用的课室也已成功租借,目前尚欠家长函未完成,本次会议的主要目的只是交代各股的工作内容。

4. 各股报告
4.1主席
• 主席职责:
-召开行前会议及检讨会议
-监督各股的工作进度
-负责拟定计划书
• 副主席职责:
-当主席不在时,拥有临时决定权,唯事后需立即转告主席
-协助主席监督各股的工作进度
• 各别筹委已被告知自己的身份
• 营会主题为《72小时之琴》
• 本次营会将会没收手机及手表,个别课室的时钟也将被拆下
• 筹委将于27日上午8时正提早入营
• 筹委需在28日6时30分起床,并于7时正洗刷完毕,早餐于10至15分钟内结束用餐
• 28日于7时30分集合
• 所有课室由主席上锁
• 本次营会将严格准守纪律,集合迟到者将在各组的积分扣分及进行惩罚
• 27日的膳食无记录在预算案内,将额外收取午餐及晚餐的费用
• 膳食需记录会员是否有素食者
• 晚上9时30分在校园底层,营员只能轮流领取手机联络家人
• 若发现无交出手机及手表者,当组积分无论多少将被扣至零分

4.2秘书
• 职责:
-负责一切文书工作
-负责一切联络工作
-收集和整理各组筹委的统筹资料
-负责设计集训营的册子封面和内容
• 家长函处理好后将于星期二广播召集派发
• 星期一或星期二早上7时30分呈交广播稿
• 全团的册子将放进卡套内,每人的名字需放大
• 制作筹委联络表及全团联络表

4.3财政
• 缺席
• 职责:
-负责一切财务工作,管理钱财等事务
-须详细记录各项收支并定期呈交报告给主席
-若报告无法如期完成,须提前向联课处报备

4.4查账
• 职责:
-负责检查财政报告
-财政报告呈交后需对账目的错误负责
• 检查财政报告的格式及总数是否正确
• 营会时需协助准备膳食给营员

4.5总务
• 职责:
-负责协助各组的工作
-负责善后工作
-负责协助购买活动所需的物品
-场地布置
-负责营员寝室安排
-安排、租借及确定场地
• 主席已租借寝室及活动课室
• 协助卫生制作卫生检查表,在入营及出营时检查各班配备是否损坏或遗失,及需检查垃圾是否已倒,及所有电源是否已关闭
• 保管箱可向汤坤铭同学借货向班级借
• 询问罗勤慧同学借锁头上锁保管箱
• 各课室须注明用途(3间寝室,4间活动课室)
• 向执委总务领取医药用品
• 需将各班时钟拆下及注明班级
• 协助各股领取在储藏室里的用具,并向执委总务报备
• 寝室课室:D405(女生筹委寝室)、D406(男生寝室及男生筹委寝室)、D407(女生寝室)
活动课室:C301、C302、C303、C304
• 晚上将锁上寝室及活动课室,由主席锁上前门,房长锁上后门

4.6课程
• 职责:
-负责安排练习时间及联系教练
-负责拟定练习内容,复印练习需要的歌谱
-负责联系会员之间的感情
-负责设计团康和带动团康
• 早操无影片,由筹委带领
• 除了课程股及主席股,其他筹委将被安排进入组别
• 27日行程为
-8:00am 集合
-8:00am~8:30am 打扫
-8:30am~9:00am 制作册子
-9:00am~10:00am 破冰游戏试玩
-10:00am~12:30pm 大地游戏试玩
-12:30pm~1:30pm 午餐 + 休息
-1:30pm~3:30pm 夜间活动试玩
-3:30pm~4:00pm 温馨活动试玩
-4:00pm~5:00pm 课程
-5:00pm~5:30pm 制作纪念品
-5:30pm~6:30pm 冲凉
-6:30pm~7:30pm 晚餐
-7:30pm~10:30pm 早操
-10:30pm 就寝

4.7膳食
• 职责:
-负责当天的三餐及其它时间的食物供应
-负责联络食物供应的负责人
-确保事物和饮水等的供应足够
-负责用餐的善后工作
• 膳食包括2天早餐(29日、30日),2天午餐及晚餐(28日、29日)
• 筹委提早入营(27日)膳食为一份午餐及一份晚餐,共14人,其中有一位为素食者,共RM9.30
• 28日早餐最终决定为Milo及饼干
• 购买干粮的预算不可超过RM87.50
• 筹委提早入营膳食费用及营会膳食费用收据需分开

4.8卫生
• 职责:
-负责集训营的一切卫生工作
-协助各组的善后工作
-集训营结束后需确保场地的清洁
• 用餐前30分钟准备食物
• 需检查课室的卫生
• 用餐后只需负责检查各组是否清理各自的用餐位置,将以扣分制惩罚无清理的组别
• 需准备饺子、剪刀及报纸以整理寝室,D407课室将于28日由筹委整理

4.9多媒体
• 职责:
-负责集训营中的摄影工作
-负责制作集训营所需用到的影片
• 摄影人员需安排各组内的筹委
• 需制作开幕及闭幕的幻灯片或影片

5. 临时动议
• 无

6. 其他
• 制作纪念品方法的影片将于晚上发给筹委
• 纪念品需包括顾问老师、教练、营员及筹委
• 考试结束后的星期三将召开行前会议

7. 散会
• 12:40pm

2017年小提琴学会集训营第二次正式筹委会议

日期:2017年5月24日(星期三)
时间:4:30pm~6:00pm
地点:C303课室
法定人数:7人
出席者:赵俐莹 赖恩璇 吴嘉惠 李薇 陈铠怡 曾健能 黄微茵 黄舒敏 朱俐颖 苏美颐 刘思慧
古丽颍 朱惠淇
缺席者:-
列席者:朱纹均 罗勤慧 汤坤铭 黄涵妮师 叶荣发师
记录者:吴嘉惠
议程:
1. 宣读及通过议程
• 无异议通过

2. 顾问老师致词
• 顾问老师表示这次的集训营各股筹委必须做好本分,把曾经集训营犯过的错都做好改善,不要再重蹈覆辙。除此之外,顾问老师也表示希望这次的集训营可以有所突破,各筹委尽可能加入一些新奇的东西,让集训营更富有新鲜感。由于演奏会即将到来,这次的集训营将专注于练琴方面。在每项活动中,各筹委应尽力完成工作,不要只是做表面功夫。由此,在各位尽心尽力地筹备后,这次的集训营一定会比之前的更加进步。
3. 主席致词
• 主席表示本次的会议目的是要更进各股目前的工作进度以及在进营前对各股做最后的叮咛和细节交代,如果各股目前有遇到任何问题应及时提出并及时解决。由于筹委要提早进营,所以请筹委们提早准备好所有材料,以免有遗漏。
4. 各股报告

4.1主席
• 各股需留意27日的行程
• 提早入营的27日,筹委需在上午8时前准时于英文楼外的食堂集合,秘书8时准时点名
• 27日集合完毕后,一部分筹委负责打扫寝室,一部分筹委负责整理活动课室
• 总务需把所有已租借的课室的时钟拆下并记录好相对应的班级,然后拿去筹委寝室放
• 膳食27日只需订购11人份的午餐和晚餐

4.2秘书
• 这次的集训营有16个不能出席,33人会出席
• 制作册子,包括封面,筹委名单,营规,寝室规则,组别名单,行程
• 行程只需给主席层和顾问,不需给团员们
• 较大的卡套给筹委们用
• 整理集训营点名的名单
• 每一项活动前和后都需要进行点名
• 回条收齐交给汤顺心老师并附上名单
• 明天第一次下课要进行广播召集
• 整理集训营应注意的事项以及须携带的基本物品,然后分发给每位团员

4.3财政
• 还没缴交营费的去催促他们
• 副主去协助财政催促工作
• 协助膳食准备食物

4.4查账
• 协助膳食准备食物

4.5总务
• 保管箱和保管箱的锁头已准备好
• 锁课室的锁头需准备5个
• 星期六要带保管箱来
• 记得交申请租借课室表给守卫
• 制作好的卫生检查表交给主席检查

4.6课程
• 星期六须带好所有材料
• 早操要尽快排好
• 记得带扬声器和早操要用的音乐
• 团康活动要分配好工作,准备好要用到的材料
• 秘书把出席的会员名单给课程,开始安排组别名单并交由主席检查
• 乐理课主要上的内容是打拍子,应用平时上拍子课的谱
• 向教练交代练琴的时段,好让教练安排上课内容
• 化妆课只需简单向团员讲解如何化妆
• 课程需带化妆品给团员们了解
• 需安排一个舞台礼仪的小型讲座

4.7膳食
• 27号有订购午餐和晚餐给筹委们
• 28号有订购早餐给筹委,午餐和晚餐是订购给全团
• 29号有订购早餐,午餐和晚餐给全团
• 30号有订购早餐给全团
• 27号有来的筹委之后需交上膳食费
• 28号筹委的早餐,每个筹委都必须付费
• 27号有出席的筹委有11人
• 团员有出席的人数为33人
• 向食堂交代领饭的时间
• 用餐前30分钟必须下去准备

4.8卫生
• 检查集训营开始前和结束后的寝室
• 保持所有课室的整洁
• 星期五带报纸来交给主席

4.9多媒体
• 准备开幕和闭幕的影片
• 准备好相机

5. 临时动议
• 无

6. 其他
• 纪念品需要去购买材料和要准备一把打火机
• 星期六筹委要帮忙制作纪念品
• 28号的小组练习会选几位人选与吉他学会的人合音

7. 散会
• 散会时间为 5:45pm

2017年小提琴学会集训营筹委检讨会议

日期:2017年6月21日(星期三)
时间:4:30pm~6:00pm
地点:C303课室
出席者:赵俐莹 赖恩璇 吴嘉惠 李薇 陈铠怡 曾健能 黄微茵 朱俐颖 刘思慧 古丽颍 朱惠淇
缺席者:黄舒敏 苏美颐
列席者:朱纹均 罗勤慧 汤坤铭 黄涵妮师 叶荣发师
记录者:吴嘉惠

议程:
1. 宣读及通过议程
• 无异议通过

2. 顾问老师致词
• 顾问表示这次的集训营办得比历届的集训营成功,内容有不断再改进且带有新鲜感。这次的筹委团都相当积极,筹委们都愿意提早入营为这次的集训营进行筹备,希望大家在下一个活动里也可以保持这种积极的状态。顾问也表示在练习时间,会员们都有比平时更加积极在练琴,大部分会员都积极投入活动。最后,顾问表示活动总会出现一些小差错,但只要从中吸取经验,下一次可以做得更出色。

3. 主席致词
• 主席表示这次的筹委团值得表扬,这次的营会比以往的应会都来得更成功,筹委之间也能先建立好深厚的关系,应会开始后也能很快将会员带入状态,也有达到所期盼的效果。此外,主席也表示虽然仍有做的不完美之处,但也已经很棒了。另外,希望明年的营会也能办得更成功。最后,主席表示本次会议的目的是为了检讨营会中的问题和各股所该检讨事项及其解决方案。
• 副主席表示感谢各位的配合,这次活动是第一次担任活动主席层。此外,副主席也表示若有需改进之处,请筹委团提出以便改进自己的不足。

4. 各股报告

4.1主席
问题:
• 没确保所有时钟已被取下,导致女会员寝室的时钟没被取下
• 筹委没有有效率地打扫寝室,导致时间被耽误
• 卫生没有检查垃圾量是否已经满
• 筹委集合时间没有效率,缺乏纪律问题和时间观念
• 会员一直拖延用电话的时间
• 筹委没有有效率地催促会员赶快完成心得报告,导致筹委的洗澡的时间被拖延
• 没有事先告知会员早餐时间于早操之后
解决方案:
• 各股应尽本分把事情做好,也应该互相提醒来减少出错机率
• 筹委应要懂得分工合作,做事要随机应变,把完成事情的效率提高
• 早上要检查垃圾桶的容量,并进行处理
• 身为筹委要以身作则,并要培养好时间观念和自律的习惯
• 限制会员用电话的时间,超时的会员要进行处罚
• 对拖延时间的会员进行处罚
• 提早告知会员早操的时间,并准备少许干粮给会员充饥

4.2秘书
心得报告总结:
• 会员经过三天两夜的集训营主要学习到了拉琴技术,对歌曲的熟悉度和会员团结的力量
• 会员表示这次集训营的团康带有新鲜感,让人耳目一新,且可以认识到其他会员。部分会员表示这次团康太刺激,导致有会员受伤。
• 会员表示膳食方面的食物量充足。部分会员认为食物一般般,并提议是否考虑换个方式准备膳食。
• 会员对第一天的行程安排表示练习时间太长,团康有促进会员彼此的感情,不晓得行程的安排让人对下一个活动抱有新奇感。会员对第二天的行程安排表示练习时间很充实,没有时间约束让人可以投入进行各种活动。
• 会员认为需改善之处:
1. 乐理课应该准备多点练习
2. 破冰游戏有少许无聊
3. 大地游戏有些刺激和难度有些高
4. 团康游戏尽量不要使用气球
5. 需注意饭后不要进行太激励的活动
问题:
• 点名时间缺乏效率
• 会员在点名时缺乏纪律
• 营会第一天收会员的手机和手表时,没有管理好秩序,没有点好数量和没有标记好名字
• 没有准备会员联络表
解决方案:
• 一到集合时间就马上召集会员,并要求会员有秩序地排好队行
• 其中一位秘书负责点名,另一位秘书负责看管现场秩序,一旦会员没有秩序就停止点名等待会员们安静
• 召集会员点名时使用倒数的方式让会员有秩序地排好
• 制作一份表可以有效率地点好手机和手表的数量,筹委也应该帮忙标记好手机和手表持有者的名字
• 提早准备联络表并印刷出来给主席

4.3财政
问题:
• 收集营费时缺乏效率
• 财政报告的细节做得不好
• 财政报告有许多错误,花费了许多时间更改,导致交报告的时间有些急促
• 对财政报告不够熟练
解决方案:
• 收集营费的时候要不断催促会员,设置限定时间内收集完
• 主动向历届财政询问财政报告的细节
• 限定打报告的期限,在期限内打完报告并检查好,使报告可以准时交上
• 向有经验的财政询问打报告应注意的地方和向财政索取历届的财政报告作为参考

4.4查账
问题:
• 第一天缺席导致没有帮忙筹委们筹备
• 帮忙膳食准备食物时没注意餐具的整洁
• 不够主动帮忙其他筹委
• 没配合财政完成报告
• 检查报告不够细心
解决方案:
• 尽可能抽空出席
• 检查好餐具是否清洁以确保可以使用
• 培养好积极度和主动性,并多与筹委们沟通
• 加强主动性,配合好财政
• 多加留意财政报告和其中的细节

4.5总务
问题:
• 会员太早上去课室,导致会员在课室外等待开门的时间很长
• 没准备卫生表
• 效率不佳,没有及时到储藏室拿取需用到的物品
• 没有注意下雨后走廊积水的问题
解决方案:
• 会员应该等待所有会员们都准备就绪才一同上楼,筹委们也应该注意开门的时间,以免被耽误
• 提早准备清单和检查好所有需用到的物品已带齐,并给主席层检查
• 积极完成被交代的事,并不草率地做事
• 提高细心度,下雨后检查是否有积水处,并尽快把积水处清理好,以免会员滑倒

4.6课程
问题:
• 没有考虑到天气因素,故没有准备后备夜间活动
• 游戏进行时没注意会员的安全,导致会员受伤
• 部分会员没有积极参与游戏和练习
• 与课程股的筹委沟通不好,临时交代事情
• 做事一意孤行,不懂得分配工作
• 想事情不够全面,没有安排妥当
• 团康时间分配不当
• 早操临时编排
• 化妆课和舞台礼仪课程过于沉闷,临时准备内容
• 没有准备到急救箱
• 筹委们对自身的任务进度不清楚
• 学习成果验收不够创新
解决方案:
• 提早查看天气预报,并准备好后备游戏
• 缩小场地范围和提前告知会员注意安全
• 安排领导人进行监督工作并提醒不专心的会员积极参与活动
• 尽早与课程股沟通好所有问题,并提早交代好事情
• 吸收这次的经验,多向富有经验的人询问,并多与筹委们沟通
• 向筹委们询问是否有遗漏之处,并细心地注意所有细节
• 不要把所有游戏都预一样的时长,根据游戏的难度来分配时间
• 提早想好早操内容
• 提早准备内容;化妆课可以进行实际操作,并进行小型化妆比赛,使化妆课可以更加生动;舞台礼仪课程可以寻找一些相关内容的影片给会员们观看,并同时进行讲解,也可以进行现场示范一些实际状况,让会员说出问题与解决方案,因而使会员对舞台礼仪方面更加敏感
• 进行团康活动时要随身携带急救箱
• 主席层要定时要求筹委们报告进度,并检查好筹委们是否已完成交代的任务,筹委们也应该要了解自己负责的岗位与进度
• 建议在开幕前分布一项简单的任务给每个组别,并要求每个组别在三天的集训营里筹备任务,并在最后一天的成果验收里验收

4.7膳食
问题:
• 没有交代好事情
• 没有处理好卫生问题
• 准备膳食的速度慢
• 需注意膳食的工作流程
解决方案:
• 预先准备好资料再进行交代
• 建议下次自己带盒饭以及餐具等
• 告诉食堂准备食物的时间,而不是吃饭的时间,并提早下来准备
• 工作流程如下:
1. 先去食堂拿菜单
2. 再与筹委们商讨食物
3. 通知食堂老板该日期所预订的饭菜
4. 该日提早十五分钟下去食堂准备膳食
5. 进行善后工作
6. 问食堂老板总额
7. 向顾问老师拿钱并交予食堂老板

4.8卫生
问题:
• 饭后没有做好善后工作
解决方案:
• 饭后留下来监督会员收拾好碗碟,并确保食堂桌子的整洁

4.9多媒体
问题:
• 团康闯关游戏的照片不足
解决方案:
• 设置每个关卡都有一台相机

5. 临时动议
• 无

6. 其他
问题:
• 急救箱的物品已过期,无法使用
• 筹委筹备日当天筹委们不够上进
• 温馨活动气氛不够温馨
解决方案:
• 急救箱的物品要定时检查使用期限并定时更换
• 身为筹委要以身作则,并提早把事情做好
• 建议进行温馨活动时一组一间课室,筹委们也应该配合温馨活动的气氛,克制会员们的声量

7. 散会
• 散会时间为 6:00pm

2017年三团联办音乐会第一次正式工委会议

日期:2017年6月22日(星期四)
时间:4:30pm~6:15pm
地点:D104课室
法定人数:9人
出席者:林嘉维 吴嘉惠 曾倩颖 李薇 罗晓萃 林佳盈 叶维竣 李琬馨 张翠彤 李彦郿 李宣宇 王雪菁 曾健能 陈谦盈 徐观燕
缺席者:舒諄愷 陈铠怡
列席者:梁雪慧 赵俐莹 邢嘉凌 黄涵妮师 叶荣发师 叶文汉师 林玉琴师 潘佩娟师 朱清祥师 刘伟民师
早退者:罗晓萃 李琬馨 张翠彤
议程:
1. 宣读及通过议程
• 无异议通过

2. 联课处负责老师致词
• 朱老师提醒工委秘书在结束会议后须把会议记录电子档发送给主席检查后,储存成PDF档再从电子邮件发送给全工委,以便之后如若再次以三团联办形式举办音乐会,也能让下届可以参考并避免重犯错误。此外,朱老师也表示工委名单也必须发送给各团顾问老师。有何需要发送给老师的文件可通过E-class。最后,朱老师希望各位工委能够全力以赴且配合完成本次的音乐会。

3. 顾问老师致词
• 小提琴学会顾问老师叶老师表示本次三团联办是一次难得的经验。叶老师也希望筹备过程中,无论是表演问题或纪律问题,各学会都能主动与搭档接洽。最后,叶老师表示希望这次的音乐会能开个好头。

4. 主席致词
• 主席表示本次会议是第一次会议,首要目的是各股了解各自的职务及完成其工作的时间。第二,本次会议也是为了讨论出音乐会的主题。此外,主席也表示由于不是在同一个学会,因此主席层所获得的消息无法在第一时间传达给各位工委,因此希望在面子书群组中所报告或交代的事项,能给予回应。另外,主席也表示若各股有问题可向负责各股的主席了解。最后,主席表示希望能顺利完成本次音乐会。
• 副主席(曾倩颖)表示本次音乐会是一次新的尝试,希望能够好好合作,并在最后取得成功。
• 副主席(吴嘉惠)表示希望各工委能互相帮忙,且要主动完成工作,切勿在最后一分钟才执行该完成的任务。

5. 各股报告
5.1 主席股报告
• 各主席负责的股:林嘉维主席负责秘书股、财政股、宣传股;曾倩颖副主席负责总务股、多媒体股、票务股;吴嘉惠副主席负责节目股、场地股、服装股
• 主题投票
主题 票数
音缘 0票
跨乐 1票
异弦共音 14票
最终主题:异弦共音

5.2 秘书股报告
• 邀请函制作投票
制作方法 票数
亲手制作 2票
印制 13票
最终决定:根据海报设计图印制
• 列出三团表演者名单,之后需给票务股
• 向老师了解评审老师人数,并交给总务股
• 整理包括演出者、教练(如有)、接待者、布置场地者和检票者的名单,之后交给总务股以订购膳食
• 须编写公函邀请编辑学会、学警团、口才培训队及舞台技术学会服务
• 须制作回馈表,附上节目表放置于观众席
• 使用联课处或由筹委团准备的铅笔,务必向观众回收

5.3 财政股报告
• 须制作预算案,各股最迟于25/6/2017(星期日)呈交预算案
• 票价定为一张RM15,共出售350张
• 宣传股可参考往年厂商的价格

5.4 查账股报告
• 审查财政报告
• 有任何问题会与财政沟通

5.5 总务股报告
• 经过询问,膳食费用为1人RM5,包括饮料
• 下次会议需报告荤食及素食各自的膳食菜肴及饮料
• 须确定用餐时间及用餐地点
• 安排用餐的座位分配
• 须善后卫生
• 标明用餐地点

 

5.6 宣传股报告
• 由于刚知道主题,因此须修改海报设计图
• 海报须附上主题、日期、时间、地点及提醒
• 可询问有经验者以免出现错误
• 23/6/2017(星期五)见朱清祥师以了解海报所需资料

5.7 多媒体股报告
• 须制作幻灯片及影片
• 幻灯片需介绍曲目
• 影片需与宣传股接洽
• 确定现场控制幻灯片的工作人员
• 8月1日前完成幻灯片与影片
• 活动结束后须制作整体的影片以供回顾
• 制作入场的影片(花絮)

5.8 节目股报告
• 须整理曲目
• 音乐会总体时间长短还未能确定
• 各团须说明各歌曲的风格及时长、各歌曲之间是否有走位
• 各团教练是否已安排的歌曲的顺序
• 各团表演者之间的表演是否须要更换服装
• 合奏曲目《Shut up & Dance》,为口琴学会的曲目,以加入小提琴学会(分成第一小提琴及第二小提琴拉奏)及吉他学会的Acoustic Guitar合奏
• Encore歌曲未定,不需放入节目表
• 口琴学会与吉他学会及小提琴学会各撞一首歌,建议将由小提琴学会先演奏,紧接口琴学会与小提琴学会相同的歌曲,口琴表演结束后再接吉他学会与口琴学会相同的歌曲

5.9 场地股报告
• 表演场地的400张椅子由各别学会派出会员安排
• 须与詹文龙师讨论,最迟30/6/2017(星期五)确定
• 须租借休息室,且需将休息室的窗口黏上报纸

5.10 票务股报告
• 售票形式投票
售票形式 票数
班级订购 1票
会员售票 11票
最终决定为会员售票
• 7月10日印制票
• 7月20日分配至表演者开始售票
• 预算:海报一张RM1.50,票一张RM1
• 检票者3人,接待者3人,管理秩序者2人,共8人

5.11 服装股报告
• 各团负责人于7月5日前呈交服装详情,须注明服装颜色,可附上照片(若有)
• 暂定女休息室为A003,男休息室为A003A
• 合奏服装是否统一将在下一次会议决定

6. 临时动议
• 无

7. 其他
• 会议报告在假期后处理好以PDF形式储存发送给联课处老师及顾问老师
• 会议前将汇报事项整理给顾问老师
• 彩排日期:总彩排已确定,技术彩排日期还需再讨论

8. 散会
• 6:15pm散会