2016年特别活动报告

2016年小提琴学会演奏会第一次正式会议

日期:2016620日(星期一)

时间:4:30pm~5:41pm

地点:D106

出席者:朱惠淇  汤坤铭  李薇  叶慧欣  罗勤慧  赖恩璇  黄舒敏  邓美恩  戴丽欣  朱俐颖  何美欣 

            黄微茵  叶丽晴  陈思屹  李燕郿

列席者:黄芯瑜  刘佩珊  黄涵妮师  叶荣发师

缺席者:无

主席:朱惠淇

记录者:李薇

  1. 宣读及通过议程
  • 无异议通过
  1. 顾问老师致词
  • 黄老师表示此次筹委团有很多新面孔,也许会有很多地方不熟悉,会出现很多问题。此外,黄老师也提出让筹委拿出去年的检讨报告,尽量避免已预知的问题。另外,黄老师也表示新的成员也许会有新的想法,也许会预想出可能面临的问题。最后,黄老师希望这次的筹委团能够更加的进步。
  1. 主席致词
  • 主席表示此次筹委团各股的特征为一位新生与一位旧生,希望这个安排能让旧生教导新生如何完成各自的工作。此外,主席也表示希望个股能合作,筹委们也能学习到不同的知识。
  1. 各组报告

4.1主席

  • 要求筹委们准时出席会议,不要拖拉,最好是提早到达会议地点
  • 希望筹委们能够自己拟定完成工作的时间,不要拖拉,若出现任何状况需更改计划书会有一定的麻烦
  • 会与教练沟通曲目
  • 假期回校练习会请教练进行指导
  • 希望各筹委能说出所面对的问题
  • 回校练习须认真
  • 需观察假期前的进度
  • 希望能比去年做得更好

4.2秘书

  • 司仪人选为黄伟麒同学(S1C1)及叶淑琳同学(S1C2)
  • 若缺席会议须交上回条附加家长函
  • 邀请编辑出席演奏会、模拟彩排及总彩排的服务

4.3财政

  • 总务的预算未定

4.4查账

  • 检查财政报告

4.5宣传

  • 为了防止遗失票根,在把票送出去后立即收好
  • 演奏会现场的票以打洞做记号
  • 需设计海报与票
  • 海报的设计图已完成,但未放颜色与详情
  • 宣传方式使用校园广播及派发海报并张贴于各班布告栏
  • 册子需含主题、曲目及流程

4.6总务

  • 在卖票的过程中切记要撕下票根并记录号码
  • 由于场地工作紧急,总务在当天需协助场地负责人布置演奏会场地

4.7场地

  • 安排站位
  • 预算演奏曲目所需的时间
  • 布置表演场地
  • 演奏会当天催促表演组做好准备
  • 与舞台技术同学沟通
  • 确保演奏会流程顺畅
  • 事先安排工作岗位给没有表演的同学做工作人员

4.8多媒体

  • PPT制作需有曲目的介绍,每首表演曲目的意义,一首曲一个slide
  • 制作开场前的影片,影片内容为本学会11年来的旧照
  • 注意最后的“鸣谢’部分,需仔细列明清楚

4.9摄影

  • 演奏会当天不需要拍照
  • 协助其他筹委
  • 在回校练习,彩排的时间带相机来拍照以上载至本学会部落格
  1. 临时动议
  1. 其他
  • 由于人数多,舞台难以容下过多的会员,因此决定采用轮流上台演奏的方式:分析会员擅长的曲目并让会员主攻并演奏有关歌曲
  • 学习低音大提琴,大提琴的会员需演奏所有曲目
  • 演奏会票数为200张,每张价格为RM10
  • 共3场彩排,即:1场技术彩排及2场总彩排
  • 于第一学期期末假期的2/6,3/6,6/6—10/6举办回校练习,时间为早上9时至上午2时,每位会员都必须出席至少5天
  • 派送至各班级的订购表格一旦过了截止日期依然没送到,必须亲自到班级追收
  1. 散会
  • 5:41pm

 

2016年小提琴学会集训营第一次筹委会议

日期:2016年2月24日(星期三)

时间:4.30p.m — 6.00p.m

地点: D103

出席者:陈琪妍 黄铭邦 刘子晴 赵俐莹 叶慧欣 赖恩璇

汤坤铭 谢岠霖 何骏泽 叶孋慜 胡咏琪 庄子茵

缺席者:赖恩璇 赵俐莹 谢岠霖

列席者:朱惠淇 刘佩珊 吴嘉惠 黄涵妮师 叶荣发师

记录者:叶慧欣

议程:

  1. 宣读及通过议程
  2. 顾问老师致词
  3. 主席报告
  4. 各组报告

4.1主席

4.2秘书

4.3财政

4.4查帐

4.5总务

4.6课程

4.7膳食

4.8卫生

4.9 多媒体制作

  1. 其他
  2. 临时动议
  3. 散会

1)宣读及通过议程

-无异议通过。

2)顾问老师致词

顾问老师建议筹委们翻阅去年的集训营检讨报告,以吸取教训,亦警惕自己不可重犯前人犯下的错误。因为检讨报告的意义就是让筹委记录下在筹办过程所发现的问题,以警惕下一届的活动筹委。倘若每次的活动筹委都不会改变,都犯同样的错误,学会就不会进步,筹委们也不会成长。同时,顾问老师亦希望在这次的集训营筹委们有更好的表现。

3)主席报告

主席表示这一次是她第一次当筹委主席,若有哪里做得不好,或是做错,筹委们能够提醒她。主席希望这次的集训营可以和去年一样办得如此成功。同时,主席也希望她所交代给筹委们办的事情能在规定时间内办好。这次的集训营筹办的时间紧凑,主席希望大家能多多配合。

4)各组报告

4.1主席

这次的集训营主席共有三个:我是负责秘书和财政行政上的工作;铭邦是负责总务,膳食,卫生;子晴是负责课程及多媒体制作。倘若遇到问题,工作不能及时完成,要说出来以让筹委们一起分担。在处理事情时不要有拖拉的情况出现。各筹委需在3月15日及16日回校筹备。这两天筹委也会试玩团康,若在第一天顺利完成,另一天就不必回校。筹委一起建议一些早操,在回校筹备当天试跳。为了避免筹委在每段时间不清楚要做什么,当天也会给大家行程表。表上会列明各股每段时间会做什么,要做什么。

4.2秘书

秘书的工作是负责会议记录,报告需在3天内呈交到联课处给汤顺兴老师。秘书也负责收集集训营回条和家长函,收齐的回条需交给汤顺兴老师做记录,再交由顾问老师保管。秘书也负责做集训营册子封面及内容。秘书要列出集训营需要带的物品,并在3月2日将字条派给会员。秘书也要制作名单来根据时间点名。名单最迟在2月14日交给我。此外,秘书要制作心得报告纸让会员写出集训营当天心得。秘书也要向教练交代人数。

4.3财政

财政做财政预算案,制作营费记录表及教练签到表。教练费为每小时100令吉。各筹委要准时缴交营费,给会员们树立好榜样。会员们的手机在集训营当天将由财政保管,只有在午休和晚上方可将手机归还给会员。财政需确保保管箱一直携带在身边。财政也要提醒各股最迟于活动当天把收据交给财政。

4.4查帐

由于查账在活动当日较悠闲,因此除了要负责查账,也要负责救护及摄影的工作。查账需准备一个急救箱,向内需准备好基本的急救用具。

4.5 总务

总务需准备麻绳,卡套,和一个保管箱作为收手机的箱子。总务还要做3张A4纸贴在3间寝室门外及准备3间寝室的锁头。

4.6课程

课程要和教练确定练习内容,以免会员不清楚要拉的曲目。课程要在教练应该来的时间联络他们。化妆课由子晴带领;乐理课则由岠霖及子晴带领。课程需在3月15及16日回校筹备时带团康用具。由于今年将举办演奏会,因此集训营练习时间较长,以让会员打好基础。集训营第一天,我们邀请了叶栋梁老师讲解有关拉琴,上台的礼仪的讲座。

4.7膳食

膳食要负责订膳食,要注意订购分量,不能太多,会员们吃得很少。膳食要包括2个教练,2个顾问老师的分量。活动第一天膳食多加一份叶栋梁老师的分量。膳食要在活动当日进食时间的30分钟前准备好,向食堂老板告诉上菜时间,提醒会员喝了的的水杯要自行清洗。活动当天的早餐自制,膳食需准备热水器及材料。学会没有素食会员。

4.8 卫生

卫生需确保会员用餐后的碗碟已叠好,方便食堂负责人收拾。会员用餐完毕后,卫生需把餐桌擦干净,同时也需注意地板整洁。卫生也需注意场地卫生及整洁。集训营完毕后,卫生需确保课室的整洁。

4.9 多媒体制作

多媒体需准备相机来拍照。惠淇要带电脑方便当天制作ppt及影片多媒体记得要带充电器。ppt需在2月15日前完成

5)其他

6)临时动议

7)散会

散会时间:5.37p.m.

 

2016年小提琴学会集训营检讨会议会议记录

日期:2016年3月24日(星期四)

时间:4.30p.m.~ 6.00p.m.

地点:D104

出席者:陈琪妍  黄铭邦  赵俐莹  叶慧欣  赖恩璇  汤坤铭 谢岠霖

列席者:朱惠淇  叶荣发师  黄涵妮师

缺席者:刘子晴  何骏泽  叶孋慜  胡咏琪  庄紫茵  刘佩珊

记录者:赵俐莹

法定人数:6人

出席人数:7人

会议内容:

  1. 宣读及通过议程

无意义通过

  1. 顾问老师致词

顾问老师表示这次集训营总算圆满结束。筹委团和会员们变得较积极与乐观,这是值得鼓舞的,每项活动总会出现问题,但至少今年的问题比起往年少了。最重要的是,筹委团能正视问题,不再重蹈覆辙。

  1. 主席致词

筹委主席表示这次的活动筹备的时间有些急促,但还是可以将活动顺利进行,这要感谢各个筹委积极参与活动。筹委们在很多方面做的不够理想,需要改善。筹委主席表示,此次开会的目的是提出活动前或活动期间所遇到的问题,并提出解决方案,以让明年的筹委们作为参考及避免再次发生同样的问题。

  1. 各股报告

4.1 主席

检讨事项 解决方案
1 筹委们没有在指定的时间内完成所分配的工作 筹委主席层必须定期向各股询问进度
2 时间分配出现问题,导致会员过早吃晚餐及进行夜间活动 安排时间表时注意是否有不合理现象出现
3 没有把回校筹备的日期写入计划书,导致假期回校筹备时,没有课室使用 筹委主席必须将回校筹备日期连同活动日期纳入计划书内
4 集训营第一天,筹委们不够主动 筹委们必须积极参与活动,并带动会员
5 集训营开幕时,没有把集训营的主题与意义带出 筹委们必须互相提醒主持人向会员讲解主题

4.2 秘书

检讨事项 解决方案
1 小册子内的组别遗漏了一些会员的名字及缺乏主题 做完册子后让筹委们与顾问协助检查,并确定好组别名单无遗漏
2 筹委秘书之间缺乏沟通 缺席会议的筹委需再次讨论开会事项,以减少沟通问题
3 集合点名时,会员集队效率缓慢 实行迟到者惩罚制度

4.3财政

检讨事项 解决方案
1 筹委财政不清楚自己是负责保管保险箱 筹委们必须在活动前理清工作内容
2 手机管制不够严谨 进营的第一天强制所有有携带手机的会员包括筹委将手机放进保管箱,只允许在休息时段及一整天的活动后才可使用

4.4 查账

检讨事项 解决方案
1 没有准时与卫生股和膳食股准备膳食 活动期间,筹委们必须互相提醒工作事项
2 活动期间,没有随身携带医护用品 活动期间必须随身携带一些医护用品,以防会员受伤

4.5 总务

检讨事项 解决方案
1 上锁寝室前无察觉仍有一名会员在睡觉 上锁寝室前认真的检查寝室内是否还有会员
会员们要互相提醒队员,并加以注意身旁的人是否在身旁
2 进行游戏时,误将寝室锁匙(扣在卡套上)交给其他会员 进行游戏是先将锁匙保管(如放进裤袋或是让没有参与游戏的筹委暂代保管)
3 善后时没有察觉有遗漏物品仍在班级 全筹委们务必留到最后,一起进行善后工作,确保每间活动课室还原完整及无物品遗漏
4 没有限制开锁寝室的时间 活动前与筹委主席层沟通好开锁的时段(只在用餐后、冲凉时间及就寝时间开锁)

 

 

 

 

4.6 课程

检讨事项 解决方案
1 团康活动内有太多的漏洞 回校筹备时,筹委们必须试玩团康
2 团康准备不完善,无法带出高潮的气氛
3 会员们在早操时不够活跃,筹委们无法完全带动会员进行早操活动 筹委们必须熟悉早操的每个动作,并一步一步教导会员,且带动起会员们的积极性

 

 

4.7 膳食

检讨事项 解决方案
1 剩余的食物很多 增加会员们的分量
2 自制早餐的材料预算过多,导致有剩 日后可减少分量,若有剩可分发给筹委带回家食用

 

4.8 卫生

检讨事项 解决方案
1 垃圾袋不足 自行准备充足的垃圾袋,且准备备用垃圾袋

 

4.9 多媒体制作

检讨事项 解决方案
1 由于没有电脑橱的锁匙,导致开幕时无法使用电脑 提早找顾问老师拿电脑橱的锁匙
2 团康游戏时,没有安排筹委拍摄游戏过程 在安排关主时,留一位筹委负责拍摄或增设摄影股,以协助多媒体的制作
3 闭幕的影片资料、照片及背景音乐不充足,播放时间短,不够吸引会员 活动期间多拍会员的照片
4 不足的时间准备闭幕的影片,且有错字 播放前先检查是否有错字,并确保是否能在学校电脑播放,且事先想好影片的制作内容
  1. 其他
对象 交代事项
全筹委 全筹委务必在2016年3月30日前将纪念品的钱(RM5.70)交于财政
秘书 ~将所有集训营的回条交到汤顺兴师那里记录~会议三天后准时交会议记录到联课处
财政、查账 活动后两个星期内交财政报告

 

  1. 临时动议

  1. 散会

5.35p.m.

 

 

2016年春节筹委第一次正式会议

日期:2016年1月29日(星期五)

时间:4:30pm~5:10pm

地点:D107

法定人数:9人

出席者:黄舒敏、李薇、庄紫茵、汤坤铭、陈思屹、赵俐莹、赖恩璇、刘子晴、钟丽雯、叶慧欣、

李燕郿

缺席者:罗勤慧、朱惠淇、黄芯瑜、黄晓彤、莫少航、李勤勤

列席者:陈琪妍、刘佩珊、黄涵妮师、叶荣发师

记录者:李薇

  1. 宣读及通过议程
  • 无异议通过
  1. 顾问老师致词
  • 叶老师表示今年与去年的筹委团比较起来,今年的看不到筹备的动静,但在去年到了最后都是顾问老师在做准备及包装,且看到许多会员没有出席站岗,希望今年不会看到一样的景象。最后,叶老师表示希望筹委们能够积极参与及清楚自己的职位。
  1. 主席致词
  • 主席表示她在准备的过程中感到非常失望,也许是自己没有魄力让筹委们信任。最后,主席也表示希望筹委们即使再散漫,也能够打起精神,做最后冲刺。
  1. 各组报告

4.1主席

  • 财政(学长团)需将岗位全换至第一次下课
  • 表演者当天的服装为会服及牛仔裤;站岗者当天的服装为会服及运动裤
  • 2月2日至4日摊位位置在4号位置(靠近舞台的地方),左右两旁为童军团及吉他学会;2月5日则是在A18的位置
  • 由于2月5日的摊位空间有限,不能全都挤在摊位里。

4.2秘书

  • 1月31日及2月1日需回校进行筹备工作

4.3财政

  • 下课时间必须在摊位点算货物的出售量
  • 钱只能由财政管理
  • 需做记录表格
  • 兜售时需注意

4.4查账

  • 与财政调时间驻守在摊位
  • 需准备零钱

4.5总务

  • 有需要用到储藏室里的用具需尽快通知

4.6宣传

  • 第二次下课已收集宣传单,但未收齐

4.7摊位

  • 需让会员们清楚知道自己的站岗时间
  • 需在2月4日留下布置2月5号的摊位

4.8礼品

  • 价格贵
  • 商品制作情况零散,容易出现问题
  • 福袋已完成

4.9卫生

  • 制作签到表,最迟星期一交给主席,需制作两个(2月2日至4日及2月5日)

4.10摄影

  • 2日至5日的售卖情况都必须拍照
  • 2月5日的表演也需要拍照
  • 照片要给执委部落格
  1. 临时动议
  1. 其他
  1. 散会
  • 5:10pm散会
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