2017年特别活动报告

2017年小提琴学会新春庙会第一次正式筹委会议

日期:2017年1月21日(星期六)

时间:11:00am~12:30pm

地点:C303

出席者:颜泽宇 朱惠淇 李薇 叶丽晴 赖恩璇 李彦郿 戴丽欣 汤坤铭 叶慧欣 黄舒敏 张翠彤 黄微茵

缺席者:罗勤慧 谢岠霖

列席者:陈琪妍 赵俐莹 叶荣发师 黄涵妮师

 

议程:

1. 宣读及通过议程
• 无异议通过

 

2. 顾问老师致词
• 黄老师表示感谢筹委主席愿意在最后一年带领筹办一个活动。老师也表示对这次的筹委团有信心,因为多数都是执委团的人。老师也表示不希望看见有筹委在须要帮忙的时候临时才说不能出席。最后,老师也表示剩下的九天要善用 ,不可因自己忙就推脱,也不要怀着做不好的想法。
• 叶老师表示这次的筹委团都比较有经验,所以对这次的活动表现较期待。老师也表示这是一年里的第一个活动,要做好以视为一个好的开头。最后,老师也表示希望筹委们不要推卸帮忙,

 

3. 主席致词
• 主席表示希望大家可以负起责任,把自己的工作做好,切勿拖泥带水。此外,主席也希望大家可以和睦相处,各股可以相互帮忙。最后,此次开会重点须讨论各组的进度,庙会前一天筹备及庙会当天的细节和饮料方面的问题
• 副主席首先表示抱歉,不能全程地参与筹备工作,但会尽量出席,也希望这次的新春可举办成功,而成功的定义在于筹委之间的感情更加地融洽。副主席表示这次的活动筹备时间很短,希望筹委们能多配合一起办好这个活动。最后,副主席希望新的筹委积极地参与,若有不会的地方可以询问。

 

4. 各组报告
→ 4.1主席
• 主席的职务分配:
 ♦ 编写计划书,制定工作流程表
 ♦ 召开会议
 ♦ 一切工作的总指挥及总策划
 ♦ 督促各组工作进度
 ♦ 检阅各组报告及成果
 ♦ 签署会议记录
 ♦ 通知各筹委春节的日期,时间,地点
 ♦ 召开会议
 ♦  协助各股解决难以解决的问题

• 希望新春庙会可尽力做好,尽量赚钱以便学会购买低音提琴时不用过于的烦恼
• 最后的正式会议,之后就要进入活动,最后为检讨会议
• 检讨会议时要求筹委写字条说明自己和整个筹委团的检讨事项及解决方案
• 筹委工作进度都没有拖延
• 计划书已批
• 原摊位在课室A003前面,但已与武术团交换摊位地点,武术团摊位在第二羽球场

→ 4.2秘书
• 秘书的职务分配:
 ♦ 负责处理一切文书工作
 ♦ 负责租借会议课室
 ♦ 准时呈交并批阅会议记录
♦ 帮忙点算以及记录所售卖的物品数量
• 庙会当天协助摊位监督会员签署签到表
• 总结出无出席站岗者

→ 4.3财政
• 财政的职务分配:
 ♦ 拟定财政预算案
 ♦ 负责一切财务工作
 ♦ 详细记录各项收支状况
 ♦ 准时呈交并批阅财政报告
 ♦ 确保各组收支按照财政预算案进行
 ♦ 轮流管理摊位财政箱
• 庙会当天,摊位的财政箱与查账轮流管理
• 准备稳固的钱箱
• 准备零钱
• 找钱给顾客时需仔细算清楚
• 收据最迟于庙会当日交

→ 4.4查账
• 查账的职务分配:
 ♦ 确保各组收支按照财政预算案进行
 ♦ 核对及签署财政报告
 ♦ 点算以及记录所售卖的物品数量
 ♦ 协助财政避免超支问题出现
• 庙会当天与财政轮流管理钱箱

→ 4.5总务
• 总务的职务分配:
 ♦ 管好及记录各股活动所要用到的道具
 ♦ 正式春节前天搬所需的用具到摊位
 ♦ 确保摊位的卫生
 ♦ 做好善后工作
• 可以让筹委帮忙搬运
• 准备两个垃圾袋,一个扔可环保性垃圾,一个扔非环保性垃圾
• 准备三块抹布
• 1月25日布置时与摊位股留下布置
• 领取联课处提供的配备,两只阳伞、六张桌子、四张椅子
• 全筹委于当天11时30分至12时留下善后

→ 4.6礼品
• 礼品的职务分配:
 ♦ 负责售卖食品的设计与包装工作
 ♦ 点算以及记录所售卖的物品数量
• 购买材料

→ 4.7摊位
• 摊位的职务分配:
 ♦ 摆设摊位
 ♦ 负责摊位布置的设计
 ♦ 整理站岗签到表
 ♦ 安排财政,摄影的组别的站岗签到表
• 摊位站岗时间表完成后发上学会群组及筹委群组
• 制作签到表,须确保会员有签署签到表
• 1月25日需按设计图进行布置
• 提前通知总务领取布置材料
• 星期三联课活动结束点名前向会员通知站岗名单及确定会员已清楚自己的站岗时间

→ 4.8宣传
• 宣传的职务分配:
 ♦ 负责宣传单的设计
• 只做两个宣传板设计,内容须包括食物照片、食物名称、食物价钱、学会名称及摊位地点

→ 4.9摄影
• 摄影的职务分配:
 ♦负责拍摄现场的活动
• 庙会当天需携带相机,并拍下活动照片,之后将照片发上学会群组
• 主席要求照片需包含筹委大合照、食物、场景、新年气氛、站岗的会员及顾客

 

5. 临时动议
• 无

 

6. 其他
• 全员通过贩卖摊,售卖果冻、冰糖葫芦及汽水。
• 庙会当天的服装为校服,筹委站岗时必须穿会服,会员穿着校服即可
• 饮料需做出变动
• 早上站岗的筹委需在早上7时到摊位
7. 散会
• 12:30pm

2017年小提琴学会春节活动检讨会议

日期:2017年2月13日(星期一)

时间:4:30pm~5:22pm

地点:D104

出席者:颜泽宇 朱惠淇 李薇 叶丽晴 赖恩璇 李彦郿 汤坤铭 罗勤慧 张翠彤 黄微茵

缺席者:谢岠霖 戴丽欣 叶慧欣 黄舒敏

列席者:陈琪妍 赵俐莹 黄涵妮师 叶荣发师

记录者:李薇

议程:
1. 宣读及通过议程
• 无异议通过

2. 顾问老师致词
• 黄老师表示这次的新春活动举办得很顺利。老师也表示并没有很注意这次的活动,都是筹委们自己主抓,希望筹委们可以保持这份状态,以在下一次的活动能办的更好。
• 叶老师表示希望这次的活动能顺利开通会员与执委或筹委之间的交流,能跟融洽的相处、更认识彼此。此外老师也表示希望这次活动所犯下的错误能改正,并在下一次的活动不重犯。

 

3. 主席致词
• 主席表示感谢全筹委的配合,并且这次的活动没有出现纠纷的问题,结束得很顺利。最后,主席也表示了新旧生班会员的感情也变得较融洽。

 

4. 各股报告
→ 4.1主席

  • 检讨事项:
    1.无出席联课处召集
    2.不停修正计划书
    3.无通知筹委最新消息
    4.开会无法确定准确时间,导致一直拖延
  • 解决方案:
    1.需注意聆听报告
    2.制作计划书时需考虑全面,例如制作过程、价钱等
    3.想到的主意须立即记录并通知相关筹委
    4.提早确定开会日期,准时租借课室

→ 4.2秘书

  • 检讨事项:
    1.无及时给予另一位秘书协助
    2.无租借开会课室,而是由主席租借
    3.因主席层说不需会议通知书而无派发
  • 解决方案:
    1.更积极参与及给予协助
    2.主动租借课室,勿忘记租借
    3.需主动派发会议通知书

→ 4.3财政

  • 检讨事项:
    1.无自备足够的散钱
    2.第一位顾客购买时无散钱
  • 解决方案:
    1.需自行准备散钱,且须足够的数量
    2.需提前防放置零钱在钱箱内
  • 所赚取的利润为RM428.50
  • 无超支
  • 筹委准时交收据

→ 4.4查账

  • 检讨事项:
    1.食物数量无达预算数量
    2.有现场进行折扣,导致食物数量与预算数量有出入
  • 解决方案:
    1.食物数量需达预算案规定数量
    2.若进行折扣需在预算案注明

→ 4.5总务

  • 检讨事项:
    1.忘记职责需进行善后工作
    2.总务人选需注意,造成用具需由其他筹委自行搬运
  • 解决方案:
    1.须清楚自己的工作范畴
    2.选择有责任感的会员担任此职位

→ 4.6礼品

  • 检讨事项:
    1.冰糖葫芦成品与预想中的不一样
    2.Jelly太弹牙
    3.制作方面人手分配不当,导致某方需熬夜完成
    4.因技术问题而不停地更改售卖的食物,但范围受局限
  • 解决方案:
    1.若下次再售卖务必完成得更好
    2.制作方面需注意水量
    3.制作方面的工作需安排好人手
    4.若无到联课处给予的期限,计划书可要求更改

→ 4.7摊位

  • 检讨事项:
    1.会员不清楚签到表事宜
    2.摊位设计缺乏吸引眼球
    3.财政位置太远,导致找钱速度减慢
    4.摊位的感觉空
    5.只完成了岗位表,其他事宜都是由另一位摊位
    包办
    6.摊位站的位置太挤
  • 解决方案:
    1.可将签到表放在固定位子让会员签名
    2.建议使用红色布,可使用屏风
    3.可建议放在中间以方便找钱给钱等
    4.可减少桌子
    5.可主动询问工作
    6.需注意空间安排
  • 会员都有准时出席岗位

→ 4.8宣传

  • 检讨事项:
    1.觉得宣传板无新年气氛
    2.不确定需要制作宣传单或宣传板
    3.觉得只做了宣传板,并没有其他事情做
    4.无安排人手进行宣传
    5.规定的宣传者当天不在场却无找人代替工作
  • 解决方案:
    1.可从颜色方面下手增添新年气氛
    2.主席层需提前向宣传股确定制作宣传单或宣传板
    3.可带会员到处进行宣传
    4.可提前询问无参赛者协助进行宣传
    5.确认自己有无参赛等,若出现此状况须立即通知并寻找可协助进行宣传的会员

→ 4.9摄影

  • 检讨事项:
    1.照片没有很漂亮
    2.没有拍摄大合照
    3.没有拍摄到摊位全景
  • 解决方案:
    1.可寻找对摄影方面有天分的会员
    2.可提前通知筹委活动结束善后后需拍摄大合照
    3.若在摆摊活动进行时无暇到远处进行拍摄,可在摆摊动开始前或结束后立刻拍摄

 

5. 临时动议
• 无

 

6. 其他

  • 检讨事项:
    1.新生不是很认识筹委及执委
    2.只有一位财政或一位查账管理钱箱可能会无法顾及记录事宜
    3.筹委主席不是很清楚状况,筹委副主席忙于工委,会员无对象询问
    4.出现会员没有诚实回答参赛事宜而逃站岗
  • 解决方案:
    1.主动参与他们的活动圈子
    2.可增加副财政进行协助
    3.筹委主席务必要清楚状况
    4.可要求班导师证明

 

7. 散会
• 5:22pm

 

2017年小提琴学会迎新营第一次正式筹委会议

日期: 2017年2月27日(星期一)

时间: 4.30p.m — 6.00p.m

地点: D104

出席者: 罗勤慧 陈琪妍 叶慧欣 张翠彤 赖恩璇 陈铠怡 李彦郿 曾健能
朱惠淇 李薇 苏美颐 刘思慧 叶孋慜 赵俐莹

缺席者: –

列席者: 汤坤明 黄涵妮师 叶荣发师

记录者: 张翠彤
议程:
1. 宣读及通过议程
2. 顾问老师致词
3. 主席报告
4. 各组报告
4.1主席
4.2秘书
4.3财政
4.4查帐
4.5总务
4.6课程
4.7膳食
4.8卫生
4.9 多媒体制作
5. 其他
6. 临时动议
7. 散会

 

(1)宣读及通过议程

  • 无异议通过。

 

(2)顾问老师致词

  • 叶荣发师表示,由于在课堂和练习上,新生与旧生较少接触,大家对彼此都比较不熟悉和也很少机会互相交流。因此这次的迎新营的主要目的是为了要重新开启会员们之间的关系,并消除之间的隔膜。若此迎新营能够成功地举办,这将会使新和旧会员更加团结及和睦。其实就算已经成功地举办了,但它的真正的意义是否存在并是否达到目的和目标是在于筹委们。在整个活动中,其实最重要的股是课程股,因此各筹委所提出的意见一定要有良好的意义,以使活动更精彩,更丰富。这次的迎新营应该要有层次性的,第一天由于大家比较害羞,所以活动不要过于激烈;第二天就可以玩得比较刺激的,因为感情变亲密了。

 

(3)主席致词

  • 主席详细地叙述各股筹委的职务和负责的项目。而且已经被通知说我们的计划书被联课处批了。主席认为各股筹委都有义务管理会员的纪律,因此这次活动没有设执行股。同时,主席也希望她所交代给筹委们办的事情能在规定时间内办好。大家都要努力备考所以这次的集训营筹办的时间紧凑,而且一考完试不久就是迎新营了。主席希望大家能多多配合。

 

(4)各组报告

→ 4.1主席

工作范围:
主席:

1)召开行前会议及检讨会议
2)监督各股的工作进度
3)负责拟定计划书

副主席:

1)当主席不在时,拥有临时决定权,唯事后需立即转告主席
2)协助主席监督各股的工作进度

→ 4.2秘书

工作范围 :

1)负责所有会议记录
2)负责一切联络工作
3)收集和整理各组筹委的统筹资料
4)负责设计集训营的册子封面和内容

→ 4.3财政

工作范围 :

1)负责一切财务工作,管理钱财等事务
      √须详细记录各项收支并定期呈交报告给主席
2)若报告无法如期完成,须提前向联课处报备
→ 4.4查账

工作范围 :

1)负责检查财政报告
2)财政报告呈交后需对账目的错误负责

→ 4.5总务

工作范围 :

1)负责协助各组的工作
2)负责善后工作
3)负责协助购买活动所需的物品
4)场地布置
5)负责营员寝室安排
6)安排、租借及确定场地
→ 4.6课程

工作范围 :

1)负责安排练习时间
2)负责联系教练
3)负责拟定练习内容,复印练习需要的歌谱
4)负责联系会员之间的感情
5)负责设计团康和带动团康

→ 4.7膳食

工作范围 :

1)负责当天的三餐及其它时间的食物供应
2)负责联络食物供应的负责人
3)确保事物和饮水等的供应足够
4)负责用餐的善后工作

→ 4.8卫生

工作范围 :

1)负责集训营的一切卫生工作
2)协助各组的善后工作
3)集训营结束后需确保场地的清洁

→ 4.9多媒体

工作范围 :

1)负责集训营中的摄影工作
2)负责制作集训营所需用到的影片
(5)其他

  • 这次负责设计迎新营册子的负责人为陈凯怡及张翠彤。经筹委投票,决定以“通缉犯”的设计为封面,以“Dream Catcher” 的设计为内容设计。

(6)临时动议

 

(7)散会

  • 散会时间:6:00 p.m

2017年小提琴学会迎新营检讨会议记录

日期:2017年4月6日(星期四)

时间:4.30p.m — 6.00p.m

地点:  D103

出席者:罗勤慧 陈琪妍 叶慧欣 张翠彤 赖恩璇  李彦郿

              曾健能 朱惠淇  苏美颐  刘思慧  赵俐莹 叶孋慜

缺席者:陈铠怡

列席者:陈铠怡  汤坤铭  黄涵妮师  叶荣发师  

记录者:叶慧欣

议程: 1. 宣读及通过议程

  1. 顾问老师致词
  2. 主席报告
  3. 各组报告  4.1主席                  4.6课程

                               4.2秘书                 4 .7膳食

                              4.3财政                  4.8卫生

                              4.4查帐                  4.9 多媒体

                              4.5总务

  1. 其他
  2. 临时动议
  3. 散会

 

1)宣读及通过议程

-无异议通过。

 

2)顾问老师致词

顾问老师认为今年的与以往的营会有所不同,但也是出最多差错的一年。因此,筹委团必须想出对策解决各股的在筹办活动时所面对的问题,避免重蹈覆辙。各股皆须认真自我检讨,大家一起想办法纠正。顾问老师不希望筹委团都犯下同样的错误,因为这个现象也说明历年活动结束后所办的检讨会议并没有达到所要的效果。因此各股需要想出实在的对策解决所面对的问题。

 

3)主席报告

主席认为这次的营会已经成功了80%,因为不可能会有100%完美,并觉得80%已经是不错的分数。这次的筹委团与以往相比,新人占了大部分职委,因此许多职委都对自己的工作范畴不熟悉。虽然如此,大家依然很努力地做好每一件事,有经验的职委也会自动自发完成自己的事务。这次的营会虽有许多不足之处,也发生了很多没有预料的突发状况,但这一切已成过去。在筹办营会的过程中,筹委团连续被校长,刘伟民老师以及汤顺兴老师认为我们的传承工作没有做好,因此主席希望各股对这次的检讨会议抱以认真的态度。最后,主席希望大家吸取这次的经验,在下次参与筹办营会时更为顺利。

 

4)各组报告

4.1主席

  • 纪律问题没有管理好,上乐理课程时情况有点混乱。负责乐理课程的小老师认为筹委没有给予事前通知

解决方案:确保小老师了解乐理课程的指导方法,若小老师认为筹委没有通知,给予相关证据证明。

  • 开幕和闭幕仪式没有做好准备

解决方案:筹委团应事先进行整个程序

  • 没有提早到策划处提醒开电脑

解决方案:筹委团应在课室门开了后马上处理

  • 活动主题仍不够贴切这个营会,只配合到游戏

解决方案:筹委团应先想好主题,才进入程序安排

  • 第一天的早操不如第二天情况

解决方案:可考虑以游戏方式进行,让早操变得更有有趣

 

4.2秘书

  • 年份没有更改,会议通知书没有根据职委的顺序排列

解决方案:在列印前先检查是否有问题

  • 因为临时准备的缘故,列印时出了问题,导致让会员填写的心得最终只能让会员将问题手抄在纸上

解决方案:事前了解工作范畴,提前准备

  • 活动期间点名秩序混乱

解决方案:秘书点名时应稍微严肃些

 

4.3财政

  • 收营费时场面混乱,导致出现点错名的问题

解决方案:收费时先控制好场面秩序问题,确保钱已经交到手上再点名

 

4.4查帐

  • 没有协助好财政

解决方案:查账应协助财政检查,确保没有点错名

4.5总务

  • 没有准备锁头和保管箱

解决方案:检查是否仍有任何物品遗漏或还没准备,提早告知执委总务检查储藏室是否有需要的物品

  • 离开寝室前没有检查风扇,冷气,灯是否以关闭

解决方案:离开寝室前做好检查工作

 

4.6课程

  • 没有通知多媒体在开幕仪式时配合游戏不公布组长,导致破冰游戏脱离安排

解决方案:事前与多媒体沟通商量好

  • 游戏规则和方法不够详细,闯关游戏关卡时长,场地安排考虑不周,道具没有准备好

解决方案:课程股之前应沟通商量好,达到最好的配合度,道具应事前准备

  • 对课程内容没有足够了解,课程所需材料准备不足

解决方案:事前主动了解课程内容,负责人与课程沟通好并一起检查和准备好

 

  • 没有控制好场面,会员漠视,以玩闹心态对待规则

解决方案:适当地施加压力,严肃控制场面

 

4.7膳食

  • 对工作范畴不清楚

解决方案:主动了解并自动完成任务

  • 盛饭菜时间不足,导致有的时候沿用到用膳时间

解决方案:提前到食堂准备

  • 没有在收据标注要报销的物品

解决方案:在收据上标记报销物品

 

4.8卫生

 

4.9多媒体

 

  • 闭幕影片在前一天才连夜赶制,对身体有害

解决方案:建议以课程以外时间处理,制作影片

  • 照片拍的不均匀,有的组别拍的照片数量太少

解决方案:建议每小组安排一名会员负责摄影,以便照片更为全面

 

5)其他

  • 晚上寝室门没有锁起来,对安全造成威胁,建议前门先以锁头锁好,从后门而入,再从里面反锁
  • 建议准备卫生检查表,在第一天和最后一天点算课室的配备,以免出现遗失的问题
  • 不管在任何情况,下一届仍必须强烈规定保留没收手机的规则
  • 营规制定方面必须更为严格,规定校友也必须遵守营规,不得让校友在校留宿,任何会员皆不得订外卖或私自购买校外食物,不得在没有筹委团的允许下擅自离开营会

 

6)临时动议

 

7)散会

散会时间:5.37p.m.

 

 

 

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