秘书报告, 筹委会议

2018年D15漫画学会 漫画比赛筹委会议

日期:06/06/2018 (星期三) 地点:D203 课室 时间:4.30pm – 6.00pm 出席者:
  • 杨晓盈  S3S2 6)  邱子欣 J3I
  • 叶景乐 S1C3   7)  陈敬莉 S1C3
  • 陈泇璇 S1C1 8)  陈颂航 J1J
  • 钟政峰 J2H 9) 蕭翠洳 S1C7
  • 刘亮俐 S1C3
列席者: 张富昌师         孔佳彦 S1C3 会议议程:
  • 宣读与通过议程
  • 顾问致词
  • 主席致词
  • 讨论事项
4.1  活动简章 4.2  筹委职责 4.3  活动注意事项
  • 其他
  • 散会
会议记录: (1)宣读与通过议程 ——一致通过 (2)顾问致词 欢迎大家出席这次的会议,这次的活动中看得出这次的筹委都是些陌生的面孔,都是些新人,所以请较有经验的筹委或有担任执委工作的帮助及监督好新人完成筹委的工作,希望大家都能尽力一起团结办好这次的活动。在这里要提醒的是比赛的简章里面的资料要打得仔细清楚,比如投稿时间,截稿时间,交费用的时间等资讯,以及比赛的题目,比赛的组别如:高中及初中的彩色或黑白插画组和四格漫画组等资料,必须记得得清楚列出。一开始筹备一项活动是会遇到不顺利的时候,所以大家应要齐心协力互相帮助与配合,脱离困境让活动有个完美结局。 (3)主席致词 大多筹委都是第一次担任筹委,所以在这里提醒大家要记得跟着程序办事,尤其是与联课处那方面的工作,如宣传单一定得经过联课处的申请方可派给没一班之类的工作。除此之外,请各股筹委务必把工作进度交代给筹委主席知道,各股之间的筹委也需记得协调并交代好工作进度,以免工作上有代沟。再来就是,如果在工作上有遇到疑问,一定要询问主席了解详情,不要盲目地自己摸索,或是到问题变得严重时才寻求别人的帮助。最后就是要提醒大家,做事不可以拖时间,以免跟不上进度或行程。 (4)讨论事项 4.1活动简章
  • 为了提高学校绘画创作水准和风气
  • 为了培养同学们对漫画的兴趣
  • 为了提升筹委的办事能力
  • 比赛将分为初中组和高中组进行
  • 比赛项目分为插画组:黑白插画和彩色插画,以及漫画组:四格漫画和短篇漫画,漫画组仅限黑白稿
  • 比赛主题为“未来世界”和自由题。
  • 截稿日期为2018年7月27日(星期五)
  • 成绩公布日期为2018年8月1日(星期三)
  • 颁奖日期为2018年8月6日(星期一)
4.2   筹委职责
  • 主席
  • 召开会议,拥有最后决定权
  • 总负责规划及监督活动进展
  • 作为活动的总策划和总指挥
  • 负责完成活动总结报告
  • 签署一切对内外文件
 
  • 副主席
 
  • 协助主席执行任务
  • 督促各组工作进度
  • 当主席不在时拥有决定权,为时后须立刻转告主席
 
  • 秘书
 
  • 负责记录会议内容
  • 负责资料的存档和文书工作
  • 负责申请会议地点,分发议程
  • 在会议结束后5天内呈交会议记录到联课处
  • 处理一切对外对内文件
  • 负责申请奖状及颁奖仪式
 
  • 财政
 
  • 负责管理钱财
  • 详细记录各项支出并定期呈交报告于主席
  • 支出必须有收据,且须通过主席后才有效
  • 活动结束后两个星期内完成活动的财政报告
  • 若报告无法如期完成,需提前向联课处报备
  • 编写财政预算案
 
  • 查账
 
  • 负责检查财政报告
  • 若报告在呈上后被发现有错误,需对账目的错误负责
  • 是会议的列席者
 
  • 总务
 
  • 负责收集及保管学生作品
  • 负责收集报名费
  • 负责回收宣传单
  • 负责购买奖品
 
  • 宣传
 
  • 负责宣传该活动
  • 负责印刷传单
  • 负责分发宣传单和报名表格
  • 负责负责写广播稿及确定广播宣传顺利进行
 
  • 宣传单
 
  • 负责设计活动宣传单
  • 负责制作活动宣传单
  • 在时限内把宣传单设计图交给宣传单股
  4.3   活动注意事项  
  • 第一名奖品为G笔
  • 第二名奖品为一组彩色Artline
  • 第三名奖品为精美画册一本
  • 宣传股需于6月25日派发宣传单给每班
  • 总务需于6月28日回收宣传单及报名费
  • 7月27日为截稿时间,若参赛者没交上作品,总务需向其参赛者询问
  • 总务需注意按照预算购买奖品,并在8月1日左右购买奖品
  • 宣传股需申请于6月25,26及27日宣传广播,并于7月25,26与27日前申请其三天的截稿广播报告
  • 8月1日将会出成绩,总务也需申请广播已出炉的成绩
  • 秘书需于8月6日前做奖状及周会颁奖仪式的申请手续,颁奖仪式将在8月6日
  (5)其他 ——无 (6)散会 ——时间:6.00pm