Category: 2016年特别活动筹委会议

2016年D01华文学会春节猜灯谜比赛筹委检讨会议

2016年D01华文学会春节猜灯谜比赛筹委检讨会议 日期 :2016年2月19日(星期五) 时间 :4.30p.m.- 6.00p.m. 地点 :D202课室 应出席人数: 18人 出席人数:9人 缺席人数:9人(沈峻永、叶金莉、秦京旸、侯汮妤、丘振耀、杨欣霓、廖凯雯、殷征玮、黄美欣) 请假人数:6人 开始时间 :4.45p.m. 宣读及通过议程 一致通过。 顾问致词 张静雯师 : 请准时结束会议。各筹委没有完成第一次筹委会议中所交代的事宜,尤其是布置组的表现更为差强人意。近三年来春节猜灯谜比赛都是以协办方式进行而我们的表现却没有任何的进步。所以我希望筹委们能够认真的去考虑明年是否要争取春节猜灯谜的主办权利,并提出有建设性的意见。 主席致词 宋家齐 :此次召开检讨会议的目的是为了检讨春节猜灯谜比赛筹备时所面临的问题以及寻求相应的解决方案。希望筹委们能检讨自己所犯的错误和提出一些有建设性的解决方案。此外,我想了解筹委们对于春节猜灯谜比赛的筹办形式能有什么更好的方案,以改善春节猜灯谜比赛的整体情况。 萧亿雯 :我希望筹委们能认真检讨所面临的问题并给予有用的建议而不是带着敷衍的态度去检讨。 报告事项 主席 主席层之间缺乏沟通,没有互相分配好彼此的工作范围,造成筹主工作量过多,而副筹主不明白活动的进展。 筹主与副筹主之间应该互相沟通以分配好彼此的工作量并互相告知活动的进度。 副主席应主动与主席接洽,而不是只是等待主席的吩咐。 春节猜灯谜比赛没有提早筹备,使之后的筹备工作匆忙完成。 明年春节猜灯谜比赛需提早筹备,以便尽早完成筹备工作。 主席没有明确地交代各筹委应完成的工作,导致必须重做,浪费了筹备的时间。 主席应事先规划好各筹委应尽的工作,并尽早交代给筹委以让筹委们尽早完成。 联课处召集时并没有问清所有的问题,而必须再到联课处询问,造成不必要的麻烦。 主席应把所想到的问题记录下来,在联课处召集时一次问清所有不明白的事情。 主席没有督促各筹委完成自己份内的工作,导致拖延了筹备工作。 主席应严厉督促筹委们完成工作而不是让筹委们持续拖延。 主席处理事情优柔寡断,无法当机立断做决定,导致事情被拖延。 主席面对问题时,应果断处理而不是一昧听从旁人的建议,而迟迟无法做出决定。 主席时常忘记交代筹委应做的工作,必须待执委主席催促后才想起应交代的工作。 主席应将需交待的事情记录下来,以免筹备工作有所遗漏。 主席做事应保持上进心。 秘书 春节猜灯谜比赛第一次筹委会议的会议通知书遗漏了一名筹委的名字。 秘书需于会议通知书制作完毕后再仔细检查,以避免重犯同样的错误。 秘书忘记将执委主席列为列席者,使执委主席不清楚开会的事宜。 筹委秘书应与执委秘书确认会议通知书的注意事项。 检讨会议的会议通知书中没有提醒筹委们准备检讨报告的事宜。 筹委秘书需向执委秘书领取最新版本的检讨会议通知书的档案。 秘书先把会议记录交给执委主席检查而不是筹委主席。 秘书应先把会议记录交给筹委主席检查而不是执委主席。 财政 由于此活动无需学会支付任何款项,因此日后可不必设置财政一职。 查账 由于此活动无需学会支付任何款项,因此日后可不必设置查账一职。 事务 事务没有主动与主席接洽工作内容,以致不知道应做什么工作。 事务应主动去寻找主席询问工作详情。… Read more →

2016年华文学会之魔豆小说创作分享会第一次筹委会议

2016年华文学会之魔豆小说创作分享会第一次筹委会议 日期:2016年2月25日 (星期四) 时间:4.30p.m.-6.00p.m. 地点:D101 课室   应出席人数 :13 人 出席人数   : 7 人 缺席人数   : 6 人 (李卉恩、萧亿雯、何健文、叶国斌、杨延煦、罗丝琪) 请假人数   : 3 人   开始时间 :4.35p.m.   宣读及通过议程 一致通过。   顾问致词 张静雯师: 准时结束会议,并积极提出意见。   主席致词 吴嘉仪 这次是我第一次带领各个新筹委进行有关创作分享会的活动,希望筹委们能够给予配合,而开学后将会举行第二次次委会议,并公布各个筹委于活动当天的工作安排细项和整个活动的流程,例如:颁礼品是的顺序等。   报告事项 4.1主席 正主席为李卉恩,副主席为吴嘉仪。 此活动于2016年3月26日(星期六),上午30时至下午12.30时进行。 主讲人为灰碗。 日前已通过邮件与魔豆负责人接洽,但是对方并没给予回复。 解决方案:主席将会亲自通过电话联络负责人。 主席将会申请配备如:3或4只麦克风、桌子及桌布。 主席将会询问作家是否有自备电脑,并确定作家电脑的型号,以方便连接学校投影机以及作家是否有驾车进校园,若有需要于活动前几天向刘伟民老师报备。             4.2秘书 正秘书为黄薛颖,副秘书为姚淑萍。 秘书需把宣传组所收回的报名表格整理,确定出席人数,在告诉主席。 秘书要准备两份名单,一份为出席者的名单(初一至高三);另一份则是为三、四学生申请公假的名单,名单上须含名字、班级、班号、学号以及学会名称,并附上公函。(若申请3、4 学点出席活动的公函被批准) 秘书需在活动结束后的一个星期内,制作新闻稿。  … Read more →

2016年华文学会之诗歌创作分享会第一次筹委会议

2016年华文学会之诗歌创作分享会第一次筹委会议 日期:2016年4月27日 (星期三) 时间:4.30p.m.-6.00p.m. 地点:D106 课室   应出席人数 :12 人 出席人数   : 9 人 缺席人数   : 3 人 (沈峻永、李语甯、梁咏彤) 请假人数   : 3 人   开始时间 :4.45p.m.   宣读及通过议程 一致通过。   顾问致词 张静雯师: 请准时结束会议,并积极提出有建设性的意见,活动上须多注重宣传以及接待方面的细节,如:A字板的字形可改为较活泼的字形,不要一成不变。广播稿也必须准时交上。   主席致词 叶钧婷: 这次所安排的筹委团的编排方式目的是让具有丰富经验的筹委带领新任筹委,并让新任筹委从中吸取经验,且有效率的分配各自的工作并建立良好的沟通方式。   郑伟健: 希望各筹委在筹办此活动时能互相合作以便活动能够顺利进行。   报告事项 4.1主席 正主席为叶钧婷,副主席为郑伟健。 此活动于2016年6月18日(星期六),下午1时30分至下午3时进行。 主讲人为方路先生。 主席建议筹委秘书搜寻作者的简介给予各个筹委,让筹委们了解此活动的主讲人,以示尊敬。 副主席将会负责监督宣传组以及摄影组。   4.2秘书 正秘书为杨欣霓,副秘书为黄薛颖。 秘书需整理宣传组所收回的报名表格以确定出席人数。 秘书要记得将执委主席的名字加入议程列席者中。 秘书需准备四份公函,即申请早操发言宣传、申请进班宣传、申请A字板宣传以及申请齐心苑宣传。   4.3财政 财政为叶金莉。 若在活动结束后三天内,没有给予财政收据的筹委,将无法索取所需的钱。 收据背面需用原子笔填上负责人名字、负责人职位、购买的物品、购买日期以及物品用途。  … Read more →