执委职务

领导层,即使学警团的执委们、顾问们。学警团的运作,都是靠这班幕后功臣在后面默默地协助,工作。这里展现历届的执委与历届顾问老师,让我们来见证他们的功劳。

执委职务

1 主席

  • 召开执委会议,领导执委团执行其工作
  • 协助顾问老师处理团务
  • 监督及督促各执委完成工作
  • 批示活动报告簿、财政报告簿及一切来往函件
  • 列席筹委会议,监督及督促各筹委团工作进度
  • 协助解决团员之间的冲突与纠纷
  • 完成受校内外单位委托之服务
  • 任何团部措施须提呈并经由主席与顾问老师商讨后才带入执委会讨论
  • 巡视例常活动进行情况,有需要时给予协助
  • 作为团体对外代表

2 纪律

  • 于每个月第一次例常活动时进行仪容检查
  • 确保团员佩戴领徽
  • 于每次例常活动前检查制服配备
  • 维持活动中的秩序
  • 执行纪律条文,处罚违规团员
  • 统合团员违规事项,以便评定团员联课分
  • 有责任督促筹委团纪律执行其任务

3 秘书

  • 最迟于例常活动前2天张贴例常活动通告
  • 在例常活动后三天内,完成活动报告并交由联课处批阅
  • 在例常活动前后点名
  • 最迟于执委会议前三天发出会议通知书
  • 在执委会议后三天内,完成会议报告并交由联课出批阅
  • 处理一切书信来往工作
  • 如主席进行特别召集,须填写《申请报告表格》
  • 负责租借课室以进行学会活动或进行会议
  • 有责任督促筹委团秘书执行其任务

4 财政

年初

  • 把《财政职务》贴进财政报告簿里
  • 在第一次会员大会前收集各执委在该年的财政预算案,整理及统合成团部的财政预算案
  • 在会员大会前完成全年财政预算案并交由联课处批阅
  • 在第一次会员大会向全体团员报告全年财政预算案,并提醒团员会费数额及截止缴交日期(初一新生在加退选后才收取会费)
  • 财政在收取会费时必须立刻发出收据,并填写该年的《会费缴交记录表》
  • 确保上一届的财政报告及全年财政报告处理妥当并交由联课处审阅
  • 复印1月份的银行存摺
  • 准备更新银行户口的文件(如有需要),并在限期内通知顾问老师及主席到银行办理手续

日常职务

  • 准时结算每个月的账目,于每个月7 号前交到联课处审阅,并填写缴交记录卡
  • 做账的要求必须完全依照联课处规定处理
  • 团员为团部购买物品后,须交上单据,并要求团员在 单据后面写上姓名、班级及用途等,方便日后付款
  • 所有团部的开销收据,都必须附上付款单
  • 团员领款时,须在付款单上签名及填写领款日期作实
  • 财政报告务必先让财政,查账及主席签名之后才交给顾问老师审阅批准
  • 每个月跟顾问老师对账一次,确保与现款及银行存款的结存相符
  • 负责购买付款单及收据本
  • 除了会费之外,团体举办任何活动报名费或购买制服收费也必须发出收据
  • 任何罚款或配件租借费用必须作记录表格,清楚呈现
  • 不能撕下写错的收据,画线取消即可
  • 任何记录错误的财务文件必须重做,不能使用涂改液
  • 例常活动财政报告必须准备一式三份,分别

1)贴进财政报告簿

2)交由联课处收存

3)贴在学会布告板(两个星期后由财政取下收存)

  • 例常活动财政报告须影印给每位顾问老师收存
  • 特别活动财政报告必须准备一式三份,分别

1)贴进财政报告簿

2)交由联课处收存

3)贴在学会布告板(两个星期后由财政取下收存)

  • 特别活动财政报告须影印副本,以便贴进特别活动报告簿及交由顾问老师收存

年终

  • 复印7月份存摺并贴进财政报告簿
  • 在第二次会员大会前,完成全年财务报告并交由联课处批阅,在第二次会员大会时向全体团员报告
  • 每年8,9月份的财政报告依旧必须在下个月7号前交上,而10月至12月份的财政报告必须在来年的1月15日前交上
  • 复选会议后,必须把《财政交接报告》贴进新的财政报告簿,并于限期内交由联课处审阅
  • 前任财政须在新旧执委交流会里把所有工作交代清楚
  • 年终放假前,若没有特别用途,所有现金须存入银行
  • 年终放假前,财政报告簿和银行存摺必须在限期内交由联课处保管;若有需要,财政可以在假期中回校做报告,但不能把报告簿带回家

其他

  • 每年购买一本少于200页的硬皮A4单线本作为新的 财政报告簿
  • 任何例常活动或特别活动报告账目必须以电脑稿呈现,不能以手写稿呈现
  • 例常活动财政报告格式及会费缴交记录表参阅附录

5 活动组

  • 规划及编排团体的课程、技术及步操时间表
  • 安排各级别(基础、中级、高级、成家班)的学习内容
  • 编排及固定教官,并在每个星期二例常活动结束后进行备课
  • 最迟于例常活动前三天把例常活动内容告知秘书,以发出活动通告
  • 领导、督促及巡视各个活动的进行
  • 定时查阅授课进度表及笔记
  • 更新及修改学习内容
  • 安排及设计团康游戏
  • 协助教官准备教材,如电脑设备,器具等
  • 活动组成员需协助组长安排与策划活动
  • 每个月检讨活动进度,于例常会议上做出汇报
  • 第二学期末针对各级别内容对团员进行评估,并作出全年的学习总结

6 总务

  • 制定及执行储藏室条规
  • 保管储藏室里的团部财产
  • 每两星期检查及整理储藏室内的物品,由主席与顾问进行检查
  • 租借物品给其他学会及班级
  • 在学年开始即结束前制作团部财产一览表,并在会员大会上向全体团员汇报
  • 负责管理例常活动休息室安全及卫生
  • 若活动前发现休息室内设备损坏或遗失或课室卫生没有处理妥当,应先到联课处报备并填写班级/学会投诉通知
  • 若增购团部财产,必须加上“循人中学学学生警察团”的字眼,表示属于本团财产
  • 为团员订购会服、制服及相关配备
  • 如有必要,租借制服配备给团员
  • 增购团部财产前,须制作报价表交由主席或顾问老师批准
  • 班级/学会投诉通知参阅附录

7 资料组

  • 负责学会壁报、社会安全意识走廊的制作
  • 负责更新与制作学会网页资料
  • 负责拍摄例常活动、特别活动、各项服务等照片
  • 负责团部相机的保管
  • 负责分类与保管学会一切活动资料
  • 负责团刊的制作

8 查账

  • 监督财政完成财政报告
  • 避免发生超支状况,特殊情况除外
  • 一切不合理的支出将不予以批准,并向财政询问
  • 批示财政报告
  • 不能随意批阅财政报告,应先仔细审核
  • 确保账面银额与收据银额相符
  • 各总额及结存的计算正确
  • 在第二次会员大会前编写收支分析表及把全年财务报告与全年财政预算案作比较,交由联课处审核后,在会员大会向全体团员报告

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